Eine gestresste Sachbearbeiterin sitzt am Schreibtisch und wirft genervt Zettel in die Luft, da sie mit dem klassischen Auftragsmanagement überfordert ist.

Digitales Auftragsmanagement – Aktenordner durchwühlen adé

Vaira proudly presents: unsere neue Infoseite rund um das Thema digitales Auftragsmanagement aus der Serie »Digitalisierung von Bauvorhaben mit Vaira« ist da! Von der Digitalisierung der Auftragssteuerung profitieren in erster Linie Planer und Sachbearbeiter. Was man schnell vergisst: auch Bauarbeiter und Kunden haben dadurch einen Mehrwert. Unabhängig davon, ob es um Netzbetreiber, Stadtwerke oder ausführende Bauunternehmen geht – alle Beteiligten haben das gemeinsame Interesse, Aufträge reibungslos, ohne große Verzögerungen und kostengünstig durchzuführen.

Frau mit Bauhelm im Portrait. Zeigt auf den Laptop und lächelt, da sie zufrieden mit dem digitalen Auftragsmanagement ist.
Digitales Auftragsmanagement – schlechte Laune war einmal durch technische Entlastung bei der Arbeit

Also weg mit den verstaubten Aktenordnern und hinein in die digitale Transformation für höhere Datenqualität, übersichtlichere Arbeitsabläufe, gesteigerte Effizienz und gesenkte Kosten.

Das klassische Auftragsmanagement – oftmals geprägt von Ineffizienz und starren Prozessen

Beim klassischen Auftragsmanagement haben sich in vielen Unternehmen Routinen entwickelt. Viele Arbeitsschritte wiederholen sich von Auftrag, zu Auftrag, zu Auftrag, zu …. Dadurch, dass man so sehr an bestehende Abläufe gewöhnt ist, fällt manchmal gar nicht auf, wie ineffizient und umständlich Abläufe, die sich über Jahre eingespielt haben, sein können. Viele sich wiederholende Arbeitsschritte werden nahezu bei jedem eingehenden Auftrag erneut durchgeführt. Beispiele sind das Heraussuchen und Einpflegen von Stammdaten oder das Zusammenstellen und die Disposition von Formularen zur Dokumentation.

Eine gestresste Sachbearbeiterin sitzt am Schreibtisch und wirft genervt Zettel in die Luft, da sie mit dem klassischen Auftragsmanagement überfordert ist.
Digitales Auftragsmanagement – mach Schluss mit den Zettel-Wirrwarr!

Ungeplante Prozessänderungen durch Personalausfälle, Terminverschiebungen oder Unklarheiten auf der Baustelle sorgen oft für organisatorische Probleme. Die Kommunikationswege sind allerdings alles andere als optimal. Da notwendige Informationen nicht allen Beteiligten schnell zur Verfügung stehen, sind Umsteuerungsmaßnahmen und Änderungen im Ablauf nur schwer umzusetzen. Das schmälert auf der einen Seite die Qualität der Baumaßnahmen, ihrer Dokumentation und die Außenwirkung ausführender Unternehmen. Auf der anderen Seite führen langwierige Prozesse auch zu zusätzlichen Kosten und Aufwand für die eigenen Kunden und Teams.

Das digitale Auftragsmanagement – deine Vorteile im Überblick

Mit Vaira und dem digitalen Auftragsmanagement hebst du die Organisation auf ein neues Level! Alle eingehenden Aufträge werden digital mit der Workflow-Engine vorgeplant. Bei wiederkehrenden Aufträgen wie der Hausanschluss-Installation muss der Auftragstyp sogar nur ein einziges mal eingerichtet werden. Aus dem erzeugten Ablauf können beliebig viele Aufträge erstellt werden, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen. Auch die Disposition von Material und Personal geschieht digital. Zettel und Aktenordner werden nicht mehr benötigt, und Daten sind vollständig, lückenlos und mehrfach gespiegelt dauerhaft gesichert.

Eine Sachbearbeiterin sitzt mit Headset an ihrem Laptop und bearbeitet konzentriert das digitale Auftragsmanagement.
Digitales Auftragsmanagement – konzentriertes Arbeiten durch digitale Unterstützung

Wichtige Auftragsdaten werden von Vaira automatisch an alle Beteiligten verteilt und zwischen ihnen synchronisiert, sobald es Fortschritte gibt. Plausibilitätschecks und Wahrheitsbereiche unterstützen die Eingabe und verhindern proaktiv Fehler bei der Erfassung. Dank der Möglichkeit, Felder zu verformeln, kann Vaira auch Berechnungen durchführen und so eine weitere Fehlerquelle umgehen.

Über Schnittstellen können alle Daten auch aus anderen Systemen zu Vaira geleitet oder nach der Erfassung zurückgeleitet werden. So fügt sich Vaira nahtlos auch in bestehende Software-Strukturen ein. Damit ist eine Anbindung an bisherige GIS- und ERP-Systeme reibungslos möglich.

Auch die Prüfprozesse werden durch verknüpfte Daten, Audit Logs und protokollierte Chatverläufe kinderleicht. Alle Datensätze können in Echtzeit nachvollziehbar überprüft werden. Nach Abschluss eines Auftrags liegt die gesamte Bauakte ohne weiteres Zutun zur Archivierung und für Folgeprozesse bereit.

Wie sieht deine Arbeit mit Vaira zukünftig aus?

Effizienz durch Automatisierungen und Standardisierungen

Auf den Punkt gebracht: viele sich wiederholende Arbeitsschritte werden durch Automatisierungen und Standardisierung überflüssig. Auf diese Art arbeitest du so effizient wie möglich, wirst flexibler denn je und behältst immer die volle Kontrolle. Vorhandene Daten, wie Stammdaten der Kunden müssen dabei beispielsweise nicht jedesmal erneut erhoben werden, auch wenn diese sich in anderen Software-Systemen befinden.

Zwei Bauarbeiter stehen auf der Baustelle und schauen gemeinsam auf ein Tablet um ihre Aufträge einzusehen.
Digitales Auftragsmanagement – Prüfung des Aufgabenstatus von jedem Ort aus

Vollständige und hochwertige Daten durch raffinierte Absicherungsfunktionen

Daten können mit Vaira in Echtzeit digital gefiltert, sortiert und archiviert werden. Lästiges Durchsuchen von Aktenordnern gehört somit der Vergangenheit an. Vordefinierte Felder bei der Workflow-Erstellung, Pflichtfelder sowie Plausibilitätschecks bei der Auftragsausführung sorgen dabei für Qualität und Vollständigkeit von Daten. Das individuelle Benutzer- und Rollenmanagement und das individuelle Dashboard für jeden Beteiligen sorgen dafür, dass du bei der Arbeit die Übersicht behältst.

Grafik in der zwei Mitarbeiter nebeneinander im Büro auf ihre Monitore schauen um digitale Daten einzusehen.
Digitales Auftragsmanagement – auch wenn es im Büro mal hektisch wird, behalten alle den Überblick

Datensicherheit beim Auftragsmanagement auch über Unternehmensgrenzen hinaus

Das Berechtigungs- und Rollenmanagement und die individuelle Prozessabbildung ermöglichen ein barrierefreies Zusammenarbeiten an einem Projekt. Dies vereinfacht auch das Management größerer Aufträge, bei denen verschiedene Subunternehmen involviert sind. Verschiedene Personen und Unternehmen können so gezielt ihre Aufgaben erfüllen. Zusätzlich ermöglichen die Chatfunktion und die Datenübertragung in Echtzeit eine abteilungsübergreifende Kommunikation, frühzeitige Prüfprozesse, paralleles Arbeiten und spontane Umsteuerungen, beispielsweise bei der Disposition von Personal oder bei der Priorisierung von Aufgaben. Audit Logs und Chatprotokolle runden das Ganze ab und machen sämtliche Prüfprozesse kinderleicht. So bekommen auch die Qualitätsprüfer leuchtende Augen.

Drei Bauarbeiter stehen zusammen an einem improvisierten Tisch und nutzen digitale Auftragsdaten zur Planung ihres Projektes. Ein Arbeiter zeigt dabei auf einen Laptop.
Digitales Auftragsmanagement – optimale Datensicherheit auch bei firmenübergreifender Zusammenarbeit

Aufbau der Infoseite

Die Infoseite zum digitalen Auftragsmanagement ist so aufgebaut, dass sich Neulinge und erfahrene Leser sofort zurechtfinden. Wir holen dich da ab wo du stehst! Nach einer Einführung wirst du durch einzelne Aspekte des Bauprozesses geführt. Dabei wird dir lebendig aufgezeigt, wie sich deine Arbeitsroutinen durch die Umstellung des Auftragsmanagements verbessern können. Ergänzend werden die größten Vorteile durch den Einsatz des digitalen Auftragsmanagements von Vaira unabhängig von einzelnen Prozessschritten kurz und knackig präsentiert.

Abschließende Worte

Zum Schluss erstmal vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, tiefer in das Thema einzusteigen. Sollten sich beim Erkunden der Infoseite noch Fragen ergeben, kontaktiere gerne unser Vertriebsteam. Zusammen können wir die beste individuelle Lösung für dein Unternehmen finden und es so aufstellen, dass auch zukünftige Herausforderungen spielend leicht zu bewältigen sind.

Also, revolutioniere dein Auftragsmanagement und verschwende keine Ressourcen durch überflüssige Managementaufgaben. Vaira sorgt dafür, dass Technik den Menschen sinnvoll entlastet. Stelle dein Unternehmen mit Vaira effizient, smart und zukunftsgewandt auf. Wir freuen uns schon auf die Zusammenarbeit!

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