Bisher
Die notwendigen Formulare wurden vom Netzbetreiber per Post, E-Mail oder Fax zugesendet. Gegebenenfalls musste eine deiner Bürokräfte die Dokumente ausdrucken, in einer Mappe zusammenstellen und den Monteuren mitgeben. Es konnte vorkommen, dass hierbei bereits Formulare vergessen wurden, was erst auf der Baustelle auffiel. Die Monteure mussten dann noch einmal zurück zum Büro fahren oder die Daten anderweitig festhalten. Hier konnten Fehler entstehen, die später Rückfragen erzeugten. Monteure führten die Dokumentation handschriftlich auf den Formularen durch. Die Ergebnisse wurden per Post, Mail oder Fax zurück an den Versorger geschickt.

Mit Vaira
Dokumentationsformulare werden nun vom Versorger digital zur Verfügung gestellt. Alternativ können sie auch selbst mit wenigen intuitiven Klicks im Vaira Office einmalig nachgebaut und beliebig oft wiederverwendet werden. Die Formulare sind damit dauerhaft digital. Über den Workflow hängen sie einzelnen Aufträgen an und können – je nach Berechtigungen – von allen Prozess-Teilnehmern angesehen, ausgefüllt oder bearbeitet werden. Felder sind mit Feldtypen ausgestattet (Text, Zahl, Datum, Person etc.) und können nur mit den entsprechenden Inhalten ausgefüllt werden. Damit werden Monteure jetzt schon direkt bei der Eingabe von Daten unterstützt. Weitere Dokumentationshilfen wie Wahrheitsbereiche oder Plausibilitätschecks helfen zusätzlich bei der Eingabe, um die Fehler- und Rückfragequote zu verringern. Die Daten bleiben konsequent digital und werden in Echtzeit mit allen Prozessteilnehmern ausgetauscht. Die Datensätze können per Schnittstelle vollautomatisch in die fortführenden Systeme übergeben werden – oder auch direkt weiter an den Versorger, ohne, dass Formulare manuell zurückgeschickt werden müssen. Es gibt nahezu keine Liegezeiten mehr.

Bisher
War bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Eingabe von Daten in Formularen werden nun digital unterstützt. Mit Wahrheitsbereichen und Plausibilitätschecks gibt Vaira Monteuren wichtige Hilfen an die Hand, um Flüchtigkeitsfehler zu umgehen, den Ausschuss zu verringern und damit weniger Zeit in die Beantwortung von Rückfragen investieren zu müssen. Das macht nicht nur mehr Kapazitäten im Team frei, sondern hebt auch die allgemeine Arbeitsmoral.

In Zahlenfelder können bspw. nur Zahlen eingegeben werden – eine Beschränkung, die es auf Papier nicht gab. Über Wahrheitsbereiche werden jetzt Beschränkungen definiert, in welchem Wertebereich eine Eingabe liegen darf. Weicht die Eingabe zu sehr ab, erhält der Monteur eine Fehlermeldung. Er wird darum gebeten, die Eingabe zu korrigieren. Dadurch lassen sich Zahlendreher frühzeitig erkennen und können schon vor Ort bei der Eingabe behoben werden, statt die Korrekturschleife über die Fortführung des Netzbetreibers laufen zu müssen. Die Datenqualität steigt, Monteure haben weniger Frustmomente und der Versorger ist zufriedener mit deinen Dokumentationsarbeiten – und das sogar mit weniger Aufwand.

Bisher
Monteure griffen meist nicht auf die genauen Tachymeter im Bulli zurück, sondern zogen das einfacher und schneller zu handhabende Bandmaß vor. Dieses wurde schlaff über die Baustelle gelegt, Verzerrungen durch Erd- und Sand-Haufen wurden hingenommen. Die Messungen waren daher oft schon im ersten Schritt nicht so genau, wie sie hätten sein sollen. Die Situation wurde auf der Baustelle zunächst als handschriftliche Skizze festgehalten. Diese musste am Ende des Tages oder zum Teil auch erst am Ende der Woche reingezeichnet werden. Diese Übertragung war eine weitere häufige Fehlerquelle. Die Aufzeichnungen lagen oft längere Zeit im Büro und das Versenden an den Versorger bedeutet zusätzliche Arbeit. Beim Netzbetreiber wurden die Dokumentationen übertragen und mögliche Fehler entdeckt. Es kam in mehr als jedem zweiten Auftrag zu Rückfragen und schlimmstenfalls mussten die Monteure erneut vor Ort vermessen.

Mit Vaira
Monteure nutzen jetzt die Vaira App und vermessen per Augmented Reality. Sie bilden den Leitungsverlauf mit wenigen Klicks nach und erzeugen damit direkt eine Reinzeichnung. Das geht schneller und einfacher als die Nutzung jedes Bandmaßes. Jeder abgelegte Vermessungspunkt erzeugt automatisch ein Foto, das dem Punkt dauerhaft anhängt und als Beweismittel für die Vermessungssituation dienen kann. Damit kann nun stets nachgewiesen werden, dass ordentlich vermessen wurde. Auf Basis der Fotos kann später auch noch rekonstruiert werden, welche äußeren Gegebenheiten bei der Dokumentation vorlagen. Der Datensatz wird automatisch mit dem Versorger synchronisiert, der die Daten nach Belieben redaktionell prüfen oder direkt per Schnittstelle in sein GIS übergeben kann. Alle Messdaten sind dauerhaft digital und Übertragungsfehler von einem Medium ins nächste sind damit ausgeschlossen.

Bisher
Waren bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Mit der Augmented-Reality-Vermessung erzeugen Monteure jetzt automatisch wichtige Beweisfotos. Diese zeigen, wo der Vermessungspunkt in welcher Situation abgelegt wurde. Damit lässt sich nachweisen, dass bspw. der Graben bei der Vermessung noch geöffnet war und dass tatsächlich die richtigen Punkte vermessen wurden. Damit entsteht ein wichtiges Beweismittel für die Zukunft, dass gute Arbeit geleistet wurde. Alle Beteiligten profitieren von einer höheren Datenqualität. Das führt zu mehr Vertrauen des Versorgers und damit einem Wettbewerbsvorteil für Bauunternehmer.

Bisher
Materialien wurden bei der Thorben Tiefbauer GmbH & Co. KG über Bauteillisten erfasst. Hier wurden die Stückzahlen handschriftlich eingetragen. Auf der Skizze wurde dann ebenso handschriftlich vermerkt, wo welches Bauteil liegt. Die Handschrift führte dabei nicht selten zu Problemen bei der späteren Entzifferung der Angaben. Die Liste wurde gemeinsam mit der Bauakte noch einige Zeit im Bulli herumgefahren, bevor sie im Büro dann mit der Reinzeichnung zusammen an den Netzbetreiber geschickt wurde.

Hier wurde das Formular dann in die führenden Systeme übertragen.

Mit Vaira
Nun hängt jedem Auftrag auf dem Smartphone durch den Workflow direkt eine digitale Bauteilliste an. Stückzahlen werden in die entsprechenden Felder eingetragen. Während der Vermessung bzw. im Anschluss an sie können die Bauteile direkt einzelnen Vermessungspunkten zugewiesen werden. Der entstandene Datensatz der Vermessung mitsamt der Materialerfassung wird automatisch und ohne Liegezeit mit allen anderen Prozessteilnehmenden synchronisiert. Über Schnittstellen lassen sich die Daten auch direkt in die eigenen führenden Systeme weitergeben.

Bisher
Die Erfassung von Leistungen wurde bisher über ein Papierformular in der Bauakte durchgeführt. Handschriftlich wurden alle Schritte aufgeführt. Hier sorgte die Handschrift regelmäßig für Probleme bei der späteren Weiterverarbeitung. Die Leistungserfassung wurde zusammen mit der Bauakte nach einiger Liegezeit im Bulli und im Büro an den Netzbetreiber geschickt.

Beim Netzbetreiber kam es zu weiteren Liegezeiten. Die Übertragung in die Abrechnungssysteme fand dann manuell statt und sorgte häufig für Rückfragen. Der Abschluss des Auftrags und die Auszahlung wurde damit immer wieder verzögert und führte zu Verwaltungskosten für das Bauunternehmen und den Netzbetreiber.

Mit Vaira
Mit Vaira findet die Leistungserfassung jetzt über ein digitales Formular statt. Daten werden in die entsprechenden Felder eingegeben und direkt als digitaler Datensatz mit dem Auftraggeber synchronisiert. Liegezeiten entfallen komplett. Über Automatisierungen konnten einige Punkte der Leistungserfassung außerdem automatisiert werden und müssen von den ausführenden Monteuren nicht mehr selbst festgehalten werden.

Bisher
War bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Mit Vaira kann die Thorben Tiefbauer GmbH & Co. KG ihre Routinen nun vollständig digital abbilden. In der Vaira Workflow-Engine haben sie ihren Prozess zu Beginn einmal komplett abgebildet. Dabei fielen einige Schleifen und Abzweigungen auf, die aus Gewohnheit entstanden waren, den Prozess aber nur bremsten. Mit wenigen Klicks wurde der Prozess daraufhin angepasst und entschlackt.

Das Unternehmen schafft nun deutlich mehr Arbeit in kürzerer Zeit. Das Empfangen und Senden von Bauakten geschieht automatisch und muss nur redaktionell und koordinativ betreut werden. Beteiligte an einem Auftrag werden automatisch benachrichtigt, wenn sie an der Reihe sind und sie haben direkt alle Daten auf ihrem Smartphone, ohne extra das Büro aufsuchen zu müssen. Die Arbeit mit digitalen Datensätzen ermöglicht auch automatische Reportings, die nicht mehr manuell zusammengestellt werden müssen.

Damit entfallen nun redundante und zeitintensive Aufgaben vollständig und lassen allen Personen in der Routinekette mehr Zeit für ihre wirklich wichtigen Arbeiten.

Bisher
War bisher nicht vorhanden. Kommunikation fand manchmal über E-Mail, meist jedoch undokumentiert über Telefon oder private Messanger statt.

Mit Vaira
Über den Chat von Vaira können nun alle Prozessbeteiligten auftragsgebunden chatten. Die Kommunikation findet verschlüsselt über die Plattform statt. Damit gibt es nun keine Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme mehr. Die Kommunikation hängt dem Auftrag außerdem dauerhaft an, wodurch auch nach Jahren noch alle Schritte und Korrekturschleifen nachvollzogen werden können. Der Chat kann außerdem genutzt werden, um Telefonate im Anschluss auf schnellem Weg zu protokollieren und die Möglichkeit zu geben, auf das Protokoll zu reagieren. Damit wissen alle am Auftrag Beteiligten stets über alle Neuigkeiten Bescheid.

Bisher
In der Vergangenheit wurde das Reporting abendlich oder am Ende der Woche manuell angefertigt. Alle Bau- und Arbeitsfortschritte wurden pro Kolonne in einer Excel-Tabelle zusammengetragen. Die Liste wurde dann per Mail an die Verantwortlichen geschickt.

Mit Vaira
Das Reporting findet nun automatisch statt. Nach einem selbst definierten Zeitraum werden die Ereignisse des Tages, der Woche oder des Monats zusammengefasst. Das Reporting wird automatisch an alle Verantwortlichen versendet. Damit wird der komplette Arbeitsaufwand des bisherigen Verwaltungsakts obsolet.

Bisher
Der Einsatz der Kolonnen wurde manuell über eine Exceltabelle und Kalender im Büro geplant. Der Plan wurde dann auf einem Whiteboard skizziert, damit alle einen Überblick haben, welche Aufgabe wo ansteht. Die Bauakten lagen vorbereitet im Büro aus. Die Fortschritte wurden meist am Ende des Tages eingereicht bzw. von ihnen berichtet und diese mussten dann ins Reporting mit aufgenommen werden.

Mit Vaira
Seit der Einführung von Vaira findet die Disposition digital statt. Alle aktuellen und noch anstehenden Aufträge finden sich automatisch auf den Smartphones der Kolonnen. Die Zuweisung kann nun auf zwei Arten stattfinden: entweder werden Kolonnen vom Büro aus zu Aufträgen zugewiesen, oder die Kolonnenführung wählt einen akuten Auftrag selbst aus und weist ihn seiner Kolonne zu. Damit geschieht die Zuweisung flexibel. Über das Dashboard werden nun alle Baufortschritte in Echtzeit angezeigt und die Auslastung einzelner Crews kann über Filter schnell eingesehen werden. Das erleichtert und beschleunigt die Planung immens.

Bisher
Waren bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Arbeitserleichterung durch Automatisierung – dafür sorgen jetzt die digitalen Schnittstellen von Vaira. Auftragsdaten, Kolonnenplanungen, Formularfelder, GIS-Daten und Vermessungsresultate und vieles mehr: egal welcher Datensatz übermittelt werden soll, Vaira bietet die passende Möglichkeit. Die Daten können nun ohne Abtippen und zusätzlichen Mehraufwand einfach zwischen Vaira und ERP-, GIS- oder Abrechnungssystemen ausgetauscht werden. Die automatisierte Übertragung verhindert manuelle Übertragungsfehler und spart Teamkapazitäten für die wirklich wichtigen Arbeiten auf.

Bisher
Der Zugriff auf Daten in Papierform war kaum reguliert. Wer die Bauakte in der Hand hielt, konnte in ihr lesen, schreiben und durchstreichen, wie er wollte. Eine Nachvollziehbarkeit von Änderungen war so kaum gegeben. Es kam vor, dass im Laufe eines Bauprozesses einzelne Formulare aus der Mappe fielen oder selten auch eine ganze Mappe verschwand. Die Problematiken, die das in Bezug auf kritische Infrastruktur mit sich bringt, liegen auf der Hand.

Auch war eine Übergabe der Bauakte an weitere Dienstleister problematisch. Nicht jeder Prozessteilnehmer brauchte den vollen Zugriff auf alle bestehenden Datensätze. Eine Lösung, die Aufwand und Kosten sinnvoll mit den Anforderungen der Datensicherheit zusammenbrachte, existierte jedoch nicht.

Mit Vaira
Seit der Nutzung von Vaira sind alle Rechte klar geregelt. Einzelne Nutzer können Rollen und Rechte erhalten, ebenso, wie auch Gruppen oder ganze Unternehmen. In den Rechten lässt sich granular definieren, welche Daten ein Nutzer sehen darf, welche er hinzufügen, bearbeiten oder löschen kann. Rechte können mit nur einem Klick gegeben oder auch wieder entzogen werden und die Änderung wirkt sich direkt aus. Das automatische Audit-Protokoll macht jede Aktion zeitlich und personell nachvollziehbar.

Da alle Daten digital im Smartphone vorliegen, können sie niemals verloren gehen. Sie sind doppelt gesichert durch die Geräte-PIN und den Nutzerlogin zu Vaira und können daher selbst bei einem Verlust des Geräts nicht von Unbefugten abrufbar. Durch die direkte Synchronisierung mit dem Server bleiben die Daten dauerhaft im System erhalten.

Über die Vaira Workflow-Engine kann zudem voreingestellt werden, welche Felder für welche Prozessteilnehmer sichtbar und editierbar sein sollen. So lässt sich die digitale Bauakte im Prozess automatisiert und bedenkenlos an Drittfirmen weitergeben, die nur die Daten zur Verfügung gestellt bekommen, die sie für ihre Aufgaben tatsächlich brauchen.

Durch das Rechtemanagement werden Datenschutz und Datensicherheit ohne Mehraufwand auf eine neue Stufe gehoben.

Bisher
Für das Aufmaß erhielt die Kolonne bislang mehrere Papierformulare mit möglichen Positionen. Diese wurden handschriftlich ausgefüllt. Das Aufmaß fuhr in der Bauakte einige Zeit im Bulli mit, bevor es dem Büro des Bauunternehmens übergeben wurde. Hier wurden die Daten ins eigene System übertragen und dann per Post, Fax oder Mail an den Netzbetreiber übermittelt. Die Daten wurden auch hier manuell in die Abrechnungssysteme übertragen. Erst dann konnte die Abrechnung angestoßen werden.

Mit Vaira
Mit Vaira kann das Aufmaß direkt digital aufgenommen werden. Die Liste wird durch den Workflow übersichtlicher, da nur tatsächlich durchgeführte Aufgaben im digitalen Aufmaßformular sichtbar sind. Die erfassten Leistungen werden automatisch und in Echtzeit mit dem Büro des Bauunternehmens und auch des Netzbetreibers synchronisiert. Diese Daten werden per Schnittstelle auch direkt an die Abrechnungssoftware weitergeleitet. Damit entfallen alle Liegezeiten und die Abwicklung des Auftrags wird drastisch erhöht. Der Verwaltungsaufwand sinkt und der schnellere Abschluss von Aufträgen sorgt für mehr Überblick und Planbarkeit im Finanzplan.