Die Vaira App und das Vaira Office auf einem Smartphone, einem Tablet und auf einem Laptop.

Spar dich modern

Investiere in die digitale Innovation mit Vaira und profitiere nachhaltig – flexibel, fair und immer aktuell

Das Grundprinzip hinter unserem Lizenzmodell

Vaira besteht aus vielen flexiblen Modulen. Du entscheidest, welche davon du brauchst – und nur genau die bezahlst du. Eine Grundgebühr für jeden Nutzer-Account sorgt dafür, dass dir unsere grundsätzlichen Plattform-Dienste zur Verfügung gestellt werden können. 

Nutzer

Jeder Nutzeraccount wird mit einem Fixpreis pro Monat verrechnet. In diesem Monatspreis ist der Zugang zu allen Funktionen auf allen Systemen von Vaira enthalten – egal ob im Vaira Office oder in den Vaira Apps.

Funktionen

Prozesse werden auf Basis deiner ausgewählten Funktionen bepreist. Bilde deine Routinen mit wenigen Klicks in der Vaira Workflow-Engine ab und sieh live, welche Kosten pro Auftrag auf dich zukommen.

Rechenbeispiele zum Lizenzmodell

Du möchtest ein Bauchgefühl dafür bekommen, welche Kosten mit Vaira auf dich zukommen – bzw. welche dann nicht mehr? Wir haben für unsere drei Hauptkundenstämme jeweils ein Rechenbeispiel zusammengestellt. Für ein zu deiner Situation passendes Angebot wende dich bitte an unseren Vertrieb.

Lizenzkosten-Beispiel

Nora Netzbetreiberin AG

Die Nora Netzbetreiberin AG arbeitet ohne eigene Kolonnen und setzt auf externe Bauunternehmer für Bau und Dokumentation. Über das Vaira Office werden Aufträge erstellt und an die Dienstleister weitergegeben.

Jährliche Aufträge

758

Sparten

Strom, Telekommunikation

Anforderungen an den eigenen Prozess

Bisher
Bisher gab es kaum Automatisierung. Alle Prozessschritte wurden manuell angestoßen. Aufträge wurden vom Büro aus koordiniert. Baufortschritte wurden in eigenen Excel-Tabellen oder im ERP-System festgehalten. Reportings wurden manuell erstellt. Prozessfortschritte wurden anderen Akteuren per Telefon oder Mail mitgeteilt.

Mit Vaira
Die Prozesskette läuft nun automatisch. Fortschritte werden in Echtzeit im Dashboard angezeigt. Alle Ergebnisse liegen allen Akteuren zur Weiterarbeit direkt vor. Prozessbeteiligte werden ohne weiteres Zutun benachrichtigt, sobald Aufgaben anstehen.

Bisher
Bauunternehmer erhielten Dokumentationsformulare entweder per Post, Fax oder E-Mail. Diese wurden in einer Mappe mit zur Baustelle genommen und händisch ausgefüllt. Zum Teil wurden Ausdrucke im Büro vergessen, die nachträglich abgeholt werden mussten. Beim Ausfüllen kam es oft zu Fehlern – Zahlendreher oder versehentlich falsch genutzt Felder gehörten zur Tagesordnung. Die Papierbögen wurden von den Kolonnen einige Zeit durch die Gegend gefahren und landeten irgendwann auf dem Tisch der Netzbetreiberin. Hier fielen oft Unstimmigkeiten auf, die dann nachträglich geklärt werden mussten. Rückfragen waren in rund 60% der Fälle eher die Regel als die Ausnahme. Im Büro wurden zum Ende dann die Daten in die eigenen weiterführenden Systeme übertragen – mit den typischen Übertragungsfehlern, die bei jeder Übertragung stattfinden konnten.

Mit Vaira
Alle Dokumentationsformulare sind nun digital erhältlich. Über den Workflow hängen sie einem einzelnen Auftrag an und können – je nach Berechtigungen – von Prozess-Teilnehmern angesehen, ausgefüllt oder bearbeitet werden. Die Felder zur Dokumentation erhalten Typen (Text, Zahl, Datum, Person, …) und können nur mit den entsprechenden Inhalten ausgefüllt werden. Weitere Dokumentationshilfen wie Wahrheitsbereiche und Plausibilitätschecks können genutzt werden. Die Daten bleiben dauerhaft digital und werden in Echtzeit mit allen Prozessteilnehmern ausgetauscht. Die Datensätze können per Schnittstelle vollautomatisch in die eigenen fortführenden Systeme übergeben werden. Es gibt keine Liegezeiten mehr.

Bisher
Waren nicht vorhanden.

Mit Vaira
Die Eingaben von Feldern können nun mit Wahrheitsbereichen und Plausibilitätschecks gesteuert werden. In Zahlenfelder können bspw. nur Zahlen eingegeben werden — eine Beschränkung, die es auf Papier nicht gab. Über Wahrheitsbereiche lassen sich jetzt zudem Beschränkungen definieren, in welchem Wertebereich eine Eingabe liegen darf. Weicht die Eingabe zu sehr ab, wird der Anwender über eine Systemnachricht darauf hingewiesen und aufgefordert, die Eingabe zu korrigieren. Hierdurch werden bspw. Zahlendreher frühzeitig erkannt und können direkt behoben werden, statt die Korrekturschleife über die Fortführung laufen zu müssen.

Bisher
Bauunternehmer und deren Monteure erhielten Papierformulare. Diese wurden händisch ausgefüllt und anschließend vom Bauunternehmer selbst oder anschließend vom Netzbetreiber in die führenden Systeme übertragen – oder in Aktenordnern aufbewahrt.

Mit Vaira
Monteure erhalten nun vorgefertigte digitale Leistungsverzeichnisse auf ihr Smartphone. In diesen können die Leistungen mit wenigen Klicks festgehalten werden. Die Eingabe wird durch Wahrheitsbereite und einfache Feldeingaben unterstützt. Die gesammelten Informationen sind direkt als digitale Datensätze für alle Akteure in Vaira verfügbar. Die Datensätze können durchsucht, gefiltert und auf Wunsch exportiert werden. Über Schnittstellen können die Daten ohne Mehrarbeit an führende Systeme weitergereicht werden. Medienbrüche werden verhindert und damit Fehlerquellen umgangen.

Bisher
Bauunternehmer und deren Monteure erhielten Papierformulare zur Leistungserfassung. Diese wurden händisch ausgefüllt und anschließend vom Bauunternehmer selbst oder anschließend vom Netzbetreiber in die führenden Systeme übertragen – oder in Aktenordnern aufbewahrt. Zusätzlich wurden Fotos der Leistungen verlangt. Diese wurden aufgenommen und zum Teil per Mail, zum Teil per privater Chat-App weitergeleitet.

Mit Vaira
Monteure erhalten jetzt vorgefertigte digitale Leistungsverzeichnisse auf ihr Smartphone, die dem Auftrag anhängen. Diese können mit wenigen Klicks ausgefüllt werden. Die Erfassung kann direkt von der Abrechnung eingesehen und bearbeitet werden. Über Schnittstellen können die Daten ohne Mehrarbeit an führende Systeme weitergereicht werden. Monteure können Fotos mit dem Smartphone schießen. Diese werden ebenfalls direkt im Vaira Office angezeigt.

Bisher
Monteure der Bauunternehmen griffen meist nicht auf die genauen Tachymeter im Bulli zurück, sondern zogen das einfacher und schneller zu handhabende Bandmaß vor. Dieses wurden schlaff über die Baustelle gelegt, Verzerrungen durch Erd- und Sand-Haufen wurden hingenommen. Die Messungen waren daher oft schon im ersten Schritt fehlerhaft und entsprachen nicht den Regelwerksanforderungen.

Die Situation wurde auf der Baustelle zunächst als handschriftliche Skizze festgehalten. Diese musste am Ende des Tages oder zum Teil auch erst am Ende der Woche reingezeichnet werden. Diese Übertragung brachte häufig zusätzliche Fehler mit sich. Nach einiger Zeit erreichten die Netzbetreiberin die Reinzeichnungen. Hier mussten die Werte erneut in die eigenen digitalen Systeme übertragen werden. Eine weitere mögliche Fehlerquelle. Mit etwas Glück wurden bei dieser letzten Übertragung nochmal Fehler entdeckt. Es kam zu Rücksprachen und womöglich musste erneut eine Messung vor Ort stattfinden.

Mit Vaira
Monteure nutzen jetzt die Vaira App und vermessen per Augmented Reality. Sie bilden den Leitungsverlauf mit wenigen Klicks nach und erzeugen damit direkt eine Reinzeichnung. Jeder abgelegte Vermessungspunkt erzeugt automatisch ein Foto, das dem Punkt dauerhaft anhängt und als Beweismittel für die Vermessungssituation dienen kann. Der Datensatz wird automatisch mit der Netzbetreiberin synchronisiert, die die Daten nach Belieben redaktionell prüfen oder direkt per Schnittstelle ins eigene GIS laufen lassen kann. Alle Messdaten sind dauerhaft digital und Übertragungsfehler von einem Medium ins nächste sind ausgeschlossen.

Bisher
Automatisiert waren diese nicht vorhanden. Manuell lagen Fotobeweise oft gar nicht vor oder wurden nur sehr unzuverlässig geschossen. Die Datenübertragung wurde nicht immer sicher durchgeführt – von Mail bis persönlichem WhatsApp-Chat wurden die Bilder über verschiedene Kanäle verschickt.

Mit Vaira
Fotos zu jedem Vermessungspunkt werden automatisch geschossen. Zusätzliche Fotos können per Smartphone aufgenommen werden. Alle Fotos werden automatisch über Vaira an alle Akteure gesendet – es sind keine externen Kanäle mehr nötig. Alle Fotos bleiben dem Auftrag dauerhaft angehängt.

Bisher
War nicht vorhanden. Kommunikation fand per Telefonat oder E-Mail statt. Die Kommunikation war nicht immer dokumentiert und es kam zu Nachvollziehbarkeits-Lücken in der Dokumentation. Kommunikation über private Messenger fand ebenfalls statt – das brachte unangenehme Fragen nach Datenschutz und Datensicherheit mit sich.

Mit Vaira
Alle Akteure können nun auftragsgebunden miteinander chatten. Büroanwender können so untereinander oder mit Monteuren auf der Baustelle schnell kommunizieren. Die Kommunikation hängt dem Auftrag dauerhaft an und kann nachvollzogen werden. Die Kommunikation findet dabei verschlüsselt über Vaira statt und bleibt zu jederzeit konsequent im gesicherten System. Chats funktionieren außerdem zeitungebunden und sind nicht auf freie Leitungen wie am Telefon angewiesen.

Prozessdauer ohne Vaira

Als Grundlage dient die Arbeitszeit. Darunter fallen neben der offensichtlichen Arbeitszeit auch Schattenprozesse wie Korrekturschleifen, Kommunikation per Mail und Telefon sowie manuelle Datenübertragungen in die eigenen Systeme – inklusive typischen Fehlerquoten bei Übertragungen.

135 Minuten pro Auftrag

Prozesskosten ohne Vaira

Ein einzelner Auftrag unter den oben angenommenen Anforderungen an den Prozess kostet sowohl Material als auch Arbeitszeit. Bauschäden aufgrund von fehlerhaften Dokumentationen sind hier noch nicht eingerechnet.

66,96 € pro Auftrag

Prozessdauer mit Vaira

Mit Vaira entfallen die typischen Liegezeiten. Die Arbeitszeiten verkürzen sich drastisch. Nachträgliche Korrekturen werden durch Eingabeunterstützungen obsolet. Über die Synchronisierung und den Chat wird das Teamwork vereinfacht. 

28 Minuten pro Auftrag

Prozesskosten mit Vaira

Mit Vaira haben Prozessbeteiligte mehr Zeit für eine größere Anzahl von Aufträgen. Daraus ergeben sich insgesamt günstigere Aufträge in optimierten Routinen. In diesen Wert sind die verhinderten Bauschäden nicht mit eingepreist.

13,89 € pro Auftrag

Im Beispiel der Nora Netzbetreiberin AG senkt Vaira die benötigte Zeit und die entstandenen Kosten enorm.

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Prozessdauer
0 %
Prozesskosten inkl. Vaira-Kosten
Die Workflow-Engine im Vaira Office – digitale Prozessabbildung war noch nie einfacher.

Die Vaira Workflow-Engine –
Flexible Kosten basierend auf deiner Anforderungen

Lizenzkosten-Beispiel

Thorben Tiefbauer GmbH & Co. KG

Die Thorben Tiefbauer GmbH & Co. KG hat sieben eigene Kolonnen, muss sich aber auch mit anderen Bauunternehmen koordinieren. Sie nutzen das Vaira Office für die Auftragsplanung und Kolonnenkoordinierung und die Vaira App auf der Baustelle. Gemeinsam arbeiten sie für mehrere Versorger. 

Jährliche Aufträge

1.372

Sparten

Gas, Wasser

Anforderungen an den eigenen Prozess

Bisher
Die notwendigen Formulare wurden vom Netzbetreiber per Post, E-Mail oder Fax zugesendet. Gegebenenfalls musste eine deiner Bürokräfte die Dokumente ausdrucken, in einer Mappe zusammenstellen und den Monteuren mitgeben. Es konnte vorkommen, dass hierbei bereits Formulare vergessen wurden, was erst auf der Baustelle auffiel. Die Monteure mussten dann noch einmal zurück zum Büro fahren oder die Daten anderweitig festhalten. Hier konnten Fehler entstehen, die später Rückfragen erzeugten. Monteure führten die Dokumentation handschriftlich auf den Formularen durch. Die Ergebnisse wurden per Post, Mail oder Fax zurück an den Versorger geschickt.

Mit Vaira
Dokumentationsformulare werden nun vom Versorger digital zur Verfügung gestellt. Alternativ können sie auch selbst mit wenigen intuitiven Klicks im Vaira Office einmalig nachgebaut und beliebig oft wiederverwendet werden. Die Formulare sind damit dauerhaft digital. Über den Workflow hängen sie einzelnen Aufträgen an und können – je nach Berechtigungen – von allen Prozess-Teilnehmern angesehen, ausgefüllt oder bearbeitet werden. Felder sind mit Feldtypen ausgestattet (Text, Zahl, Datum, Person etc.) und können nur mit den entsprechenden Inhalten ausgefüllt werden. Damit werden Monteure jetzt schon direkt bei der Eingabe von Daten unterstützt. Weitere Dokumentationshilfen wie Wahrheitsbereiche oder Plausibilitätschecks helfen zusätzlich bei der Eingabe, um die Fehler- und Rückfragequote zu verringern. Die Daten bleiben konsequent digital und werden in Echtzeit mit allen Prozessteilnehmern ausgetauscht. Die Datensätze können per Schnittstelle vollautomatisch in die fortführenden Systeme übergeben werden – oder auch direkt weiter an den Versorger, ohne, dass Formulare manuell zurückgeschickt werden müssen. Es gibt nahezu keine Liegezeiten mehr.

Bisher
War bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Eingabe von Daten in Formularen werden nun digital unterstützt. Mit Wahrheitsbereichen und Plausibilitätschecks gibt Vaira Monteuren wichtige Hilfen an die Hand, um Flüchtigkeitsfehler zu umgehen, den Ausschuss zu verringern und damit weniger Zeit in die Beantwortung von Rückfragen investieren zu müssen. Das macht nicht nur mehr Kapazitäten im Team frei, sondern hebt auch die allgemeine Arbeitsmoral.

In Zahlenfelder können bspw. nur Zahlen eingegeben werden – eine Beschränkung, die es auf Papier nicht gab. Über Wahrheitsbereiche werden jetzt Beschränkungen definiert, in welchem Wertebereich eine Eingabe liegen darf. Weicht die Eingabe zu sehr ab, erhält der Monteur eine Fehlermeldung. Er wird darum gebeten, die Eingabe zu korrigieren. Dadurch lassen sich Zahlendreher frühzeitig erkennen und können schon vor Ort bei der Eingabe behoben werden, statt die Korrekturschleife über die Fortführung des Netzbetreibers laufen zu müssen. Die Datenqualität steigt, Monteure haben weniger Frustmomente und der Versorger ist zufriedener mit deinen Dokumentationsarbeiten – und das sogar mit weniger Aufwand.

Bisher
Monteure griffen meist nicht auf die genauen Tachymeter im Bulli zurück, sondern zogen das einfacher und schneller zu handhabende Bandmaß vor. Dieses wurde schlaff über die Baustelle gelegt, Verzerrungen durch Erd- und Sand-Haufen wurden hingenommen. Die Messungen waren daher oft schon im ersten Schritt nicht so genau, wie sie hätten sein sollen. Die Situation wurde auf der Baustelle zunächst als handschriftliche Skizze festgehalten. Diese musste am Ende des Tages oder zum Teil auch erst am Ende der Woche reingezeichnet werden. Diese Übertragung war eine weitere häufige Fehlerquelle. Die Aufzeichnungen lagen oft längere Zeit im Büro und das Versenden an den Versorger bedeutet zusätzliche Arbeit. Beim Netzbetreiber wurden die Dokumentationen übertragen und mögliche Fehler entdeckt. Es kam in mehr als jedem zweiten Auftrag zu Rückfragen und schlimmstenfalls mussten die Monteure erneut vor Ort vermessen.

Mit Vaira
Monteure nutzen jetzt die Vaira App und vermessen per Augmented Reality. Sie bilden den Leitungsverlauf mit wenigen Klicks nach und erzeugen damit direkt eine Reinzeichnung. Das geht schneller und einfacher als die Nutzung jedes Bandmaßes. Jeder abgelegte Vermessungspunkt erzeugt automatisch ein Foto, das dem Punkt dauerhaft anhängt und als Beweismittel für die Vermessungssituation dienen kann. Damit kann nun stets nachgewiesen werden, dass ordentlich vermessen wurde. Auf Basis der Fotos kann später auch noch rekonstruiert werden, welche äußeren Gegebenheiten bei der Dokumentation vorlagen. Der Datensatz wird automatisch mit dem Versorger synchronisiert, der die Daten nach Belieben redaktionell prüfen oder direkt per Schnittstelle in sein GIS übergeben kann. Alle Messdaten sind dauerhaft digital und Übertragungsfehler von einem Medium ins nächste sind damit ausgeschlossen.

Bisher
Waren bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Mit der Augmented-Reality-Vermessung erzeugen Monteure jetzt automatisch wichtige Beweisfotos. Diese zeigen, wo der Vermessungspunkt in welcher Situation abgelegt wurde. Damit lässt sich nachweisen, dass bspw. der Graben bei der Vermessung noch geöffnet war und dass tatsächlich die richtigen Punkte vermessen wurden. Damit entsteht ein wichtiges Beweismittel für die Zukunft, dass gute Arbeit geleistet wurde. Alle Beteiligten profitieren von einer höheren Datenqualität. Das führt zu mehr Vertrauen des Versorgers und damit einem Wettbewerbsvorteil für Bauunternehmer.

Bisher
Materialien wurden bei der Thorben Tiefbauer GmbH & Co. KG über Bauteillisten erfasst. Hier wurden die Stückzahlen handschriftlich eingetragen. Auf der Skizze wurde dann ebenso handschriftlich vermerkt, wo welches Bauteil liegt. Die Handschrift führte dabei nicht selten zu Problemen bei der späteren Entzifferung der Angaben. Die Liste wurde gemeinsam mit der Bauakte noch einige Zeit im Bulli herumgefahren, bevor sie im Büro dann mit der Reinzeichnung zusammen an den Netzbetreiber geschickt wurde.

Hier wurde das Formular dann in die führenden Systeme übertragen.

Mit Vaira
Nun hängt jedem Auftrag auf dem Smartphone durch den Workflow direkt eine digitale Bauteilliste an. Stückzahlen werden in die entsprechenden Felder eingetragen. Während der Vermessung bzw. im Anschluss an sie können die Bauteile direkt einzelnen Vermessungspunkten zugewiesen werden. Der entstandene Datensatz der Vermessung mitsamt der Materialerfassung wird automatisch und ohne Liegezeit mit allen anderen Prozessteilnehmenden synchronisiert. Über Schnittstellen lassen sich die Daten auch direkt in die eigenen führenden Systeme weitergeben.

Bisher
Die Erfassung von Leistungen wurde bisher über ein Papierformular in der Bauakte durchgeführt. Handschriftlich wurden alle Schritte aufgeführt. Hier sorgte die Handschrift regelmäßig für Probleme bei der späteren Weiterverarbeitung. Die Leistungserfassung wurde zusammen mit der Bauakte nach einiger Liegezeit im Bulli und im Büro an den Netzbetreiber geschickt.

Beim Netzbetreiber kam es zu weiteren Liegezeiten. Die Übertragung in die Abrechnungssysteme fand dann manuell statt und sorgte häufig für Rückfragen. Der Abschluss des Auftrags und die Auszahlung wurde damit immer wieder verzögert und führte zu Verwaltungskosten für das Bauunternehmen und den Netzbetreiber.

Mit Vaira
Mit Vaira findet die Leistungserfassung jetzt über ein digitales Formular statt. Daten werden in die entsprechenden Felder eingegeben und direkt als digitaler Datensatz mit dem Auftraggeber synchronisiert. Liegezeiten entfallen komplett. Über Automatisierungen konnten einige Punkte der Leistungserfassung außerdem automatisiert werden und müssen von den ausführenden Monteuren nicht mehr selbst festgehalten werden.

Bisher
War bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Mit Vaira kann die Thorben Tiefbauer GmbH & Co. KG ihre Routinen nun vollständig digital abbilden. In der Vaira Workflow-Engine haben sie ihren Prozess zu Beginn einmal komplett abgebildet. Dabei fielen einige Schleifen und Abzweigungen auf, die aus Gewohnheit entstanden waren, den Prozess aber nur bremsten. Mit wenigen Klicks wurde der Prozess daraufhin angepasst und entschlackt.

Das Unternehmen schafft nun deutlich mehr Arbeit in kürzerer Zeit. Das Empfangen und Senden von Bauakten geschieht automatisch und muss nur redaktionell und koordinativ betreut werden. Beteiligte an einem Auftrag werden automatisch benachrichtigt, wenn sie an der Reihe sind und sie haben direkt alle Daten auf ihrem Smartphone, ohne extra das Büro aufsuchen zu müssen. Die Arbeit mit digitalen Datensätzen ermöglicht auch automatische Reportings, die nicht mehr manuell zusammengestellt werden müssen.

Damit entfallen nun redundante und zeitintensive Aufgaben vollständig und lassen allen Personen in der Routinekette mehr Zeit für ihre wirklich wichtigen Arbeiten.

Bisher
War bisher nicht vorhanden. Kommunikation fand manchmal über E-Mail, meist jedoch undokumentiert über Telefon oder private Messanger statt.

Mit Vaira
Über den Chat von Vaira können nun alle Prozessbeteiligten auftragsgebunden chatten. Die Kommunikation findet verschlüsselt über die Plattform statt. Damit gibt es nun keine Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme mehr. Die Kommunikation hängt dem Auftrag außerdem dauerhaft an, wodurch auch nach Jahren noch alle Schritte und Korrekturschleifen nachvollzogen werden können. Der Chat kann außerdem genutzt werden, um Telefonate im Anschluss auf schnellem Weg zu protokollieren und die Möglichkeit zu geben, auf das Protokoll zu reagieren. Damit wissen alle am Auftrag Beteiligten stets über alle Neuigkeiten Bescheid.

Bisher
In der Vergangenheit wurde das Reporting abendlich oder am Ende der Woche manuell angefertigt. Alle Bau- und Arbeitsfortschritte wurden pro Kolonne in einer Excel-Tabelle zusammengetragen. Die Liste wurde dann per Mail an die Verantwortlichen geschickt.

Mit Vaira
Das Reporting findet nun automatisch statt. Nach einem selbst definierten Zeitraum werden die Ereignisse des Tages, der Woche oder des Monats zusammengefasst. Das Reporting wird automatisch an alle Verantwortlichen versendet. Damit wird der komplette Arbeitsaufwand des bisherigen Verwaltungsakts obsolet.

Bisher
Der Einsatz der Kolonnen wurde manuell über eine Exceltabelle und Kalender im Büro geplant. Der Plan wurde dann auf einem Whiteboard skizziert, damit alle einen Überblick haben, welche Aufgabe wo ansteht. Die Bauakten lagen vorbereitet im Büro aus. Die Fortschritte wurden meist am Ende des Tages eingereicht bzw. von ihnen berichtet und diese mussten dann ins Reporting mit aufgenommen werden.

Mit Vaira
Seit der Einführung von Vaira findet die Disposition digital statt. Alle aktuellen und noch anstehenden Aufträge finden sich automatisch auf den Smartphones der Kolonnen. Die Zuweisung kann nun auf zwei Arten stattfinden: entweder werden Kolonnen vom Büro aus zu Aufträgen zugewiesen, oder die Kolonnenführung wählt einen akuten Auftrag selbst aus und weist ihn seiner Kolonne zu. Damit geschieht die Zuweisung flexibel. Über das Dashboard werden nun alle Baufortschritte in Echtzeit angezeigt und die Auslastung einzelner Crews kann über Filter schnell eingesehen werden. Das erleichtert und beschleunigt die Planung immens.

Bisher
Waren bisher nicht vorhanden.

Mit Vaira
Arbeitserleichterung durch Automatisierung – dafür sorgen jetzt die digitalen Schnittstellen von Vaira. Auftragsdaten, Kolonnenplanungen, Formularfelder, GIS-Daten und Vermessungsresultate und vieles mehr: egal welcher Datensatz übermittelt werden soll, Vaira bietet die passende Möglichkeit. Die Daten können nun ohne Abtippen und zusätzlichen Mehraufwand einfach zwischen Vaira und ERP-, GIS- oder Abrechnungssystemen ausgetauscht werden. Die automatisierte Übertragung verhindert manuelle Übertragungsfehler und spart Teamkapazitäten für die wirklich wichtigen Arbeiten auf.

Bisher
Der Zugriff auf Daten in Papierform war kaum reguliert. Wer die Bauakte in der Hand hielt, konnte in ihr lesen, schreiben und durchstreichen, wie er wollte. Eine Nachvollziehbarkeit von Änderungen war so kaum gegeben. Es kam vor, dass im Laufe eines Bauprozesses einzelne Formulare aus der Mappe fielen oder selten auch eine ganze Mappe verschwand. Die Problematiken, die das in Bezug auf kritische Infrastruktur mit sich bringt, liegen auf der Hand.

Auch war eine Übergabe der Bauakte an weitere Dienstleister problematisch. Nicht jeder Prozessteilnehmer brauchte den vollen Zugriff auf alle bestehenden Datensätze. Eine Lösung, die Aufwand und Kosten sinnvoll mit den Anforderungen der Datensicherheit zusammenbrachte, existierte jedoch nicht.

Mit Vaira
Seit der Nutzung von Vaira sind alle Rechte klar geregelt. Einzelne Nutzer können Rollen und Rechte erhalten, ebenso, wie auch Gruppen oder ganze Unternehmen. In den Rechten lässt sich granular definieren, welche Daten ein Nutzer sehen darf, welche er hinzufügen, bearbeiten oder löschen kann. Rechte können mit nur einem Klick gegeben oder auch wieder entzogen werden und die Änderung wirkt sich direkt aus. Das automatische Audit-Protokoll macht jede Aktion zeitlich und personell nachvollziehbar.

Da alle Daten digital im Smartphone vorliegen, können sie niemals verloren gehen. Sie sind doppelt gesichert durch die Geräte-PIN und den Nutzerlogin zu Vaira und können daher selbst bei einem Verlust des Geräts nicht von Unbefugten abrufbar. Durch die direkte Synchronisierung mit dem Server bleiben die Daten dauerhaft im System erhalten.

Über die Vaira Workflow-Engine kann zudem voreingestellt werden, welche Felder für welche Prozessteilnehmer sichtbar und editierbar sein sollen. So lässt sich die digitale Bauakte im Prozess automatisiert und bedenkenlos an Drittfirmen weitergeben, die nur die Daten zur Verfügung gestellt bekommen, die sie für ihre Aufgaben tatsächlich brauchen.

Durch das Rechtemanagement werden Datenschutz und Datensicherheit ohne Mehraufwand auf eine neue Stufe gehoben.

Bisher
Für das Aufmaß erhielt die Kolonne bislang mehrere Papierformulare mit möglichen Positionen. Diese wurden handschriftlich ausgefüllt. Das Aufmaß fuhr in der Bauakte einige Zeit im Bulli mit, bevor es dem Büro des Bauunternehmens übergeben wurde. Hier wurden die Daten ins eigene System übertragen und dann per Post, Fax oder Mail an den Netzbetreiber übermittelt. Die Daten wurden auch hier manuell in die Abrechnungssysteme übertragen. Erst dann konnte die Abrechnung angestoßen werden.

Mit Vaira
Mit Vaira kann das Aufmaß direkt digital aufgenommen werden. Die Liste wird durch den Workflow übersichtlicher, da nur tatsächlich durchgeführte Aufgaben im digitalen Aufmaßformular sichtbar sind. Die erfassten Leistungen werden automatisch und in Echtzeit mit dem Büro des Bauunternehmens und auch des Netzbetreibers synchronisiert. Diese Daten werden per Schnittstelle auch direkt an die Abrechnungssoftware weitergeleitet. Damit entfallen alle Liegezeiten und die Abwicklung des Auftrags wird drastisch erhöht. Der Verwaltungsaufwand sinkt und der schnellere Abschluss von Aufträgen sorgt für mehr Überblick und Planbarkeit im Finanzplan.

Prozessdauer ohne Vaira

Als Grundlage dient die Arbeitszeit. Darunter fallen neben der offensichtlichen Arbeitszeit auch Schattenprozesse wie Korrekturschleifen, Kommunikation per Mail, Fax und Telefon und manuelle Übertragungen von Daten in die eigenen Systeme – inklusive typischen Fehlerzeiten bei Übertragungen.

165 Minuten pro Auftrag

Prozesskosten ohne Vaira

Ein einzelner Auftrag unter den oben angenommenen Anforderungen an den Prozess kostet sowohl Material als auch Arbeitszeit. Bauschäden aufgrund von fehlerhaften Dokumentationen sind hier noch nicht eingerechnet.

68,12 € pro Auftrag

Prozessdauer mit Vaira

Mit Vaira entfallen die typischen Liegezeiten. Die Arbeitszeiten verkürzen sich drastisch. Nachträgliche Korrekturen werden durch Eingabeunterstützungen obsolet. Über die Synchronisierung und den Chat wird das Teamwork vereinfacht. 

19 Minuten pro Auftrag

Prozesskosten mit Vaira

Mit Vaira haben Prozessbeteiligte mehr Zeit für eine größere Anzahl von Aufträgen. Daraus ergeben sich insgesamt günstigere Aufträge in optimierten Routinen. In diesen Wert sind die verhinderten Bauschäden nicht mit eingepreist.

7,81 € pro Auftrag

Auch die Thorsten Tiefbauer GmbH & Co. KG profitiert drastisch durch die Nutzung von Vaira.

0 %
Prozessdauer
0 %
Prozesskosten inkl. Vaira-Kosten

Digital optimierte Kooperation –
Sparen durch bessere Zusammenarbeit

Vergleich der Kommunikation ohne Vaira und der Kommunikation mit Vaira zwischen Hausbesitzern, Netzbetreibern und Baudienstleistern.

Lizenzkosten-Beispiel

Rüdiger Rohrbauer GmbH

Die Rüdiger Rohrbauer GmbH arbeitet mit zwei eigenen Kolonnen für mehrere Versorger unterschiedlicher Sparten. Der Fokus liegt auf der Montage und damit auf der  Dokumentation und der Vermessung.

Jährliche Aufträge

248

Sparten

Gas, Wasser, Strom, Telekommunikation

Anforderungen an den eigenen Prozess

Bisher
Die Rüdiger Rohrbau GmbH hat alle notwendigen Formulare per Post, Fax oder Mail vom Netzbetreiber erhalten. Im Büro wurden diese Dokumente ausgedruckt bzw. um weitere eigene Dokumente erweitert und zu einer Bauakte zusammengestellt. Dabei wurden manchmal Formulare vergessen oder zwischen unterschiedlichen Bauakten vertauscht, was dann erst auf der Baustelle auffiel. Die Monteure mussten dann noch einmal zurück zum Büro fahren oder die Formulare vor Ort improvisieren, um es anschließend nachtragen zu können. In diesem Prozess entstanden zahlreiche Fehler die später geklärt werden mussten.

Auf der Baustelle wurden die Formulare handschriftlich ausgefüllt. Es kam zu Verschreibern, Durchstreichungen, Pfeilen zu anderen Feldern, Daten auf der Rückseite des Blattes und allgemeinen Unleserlichkeiten, die viel Interpretationsraum ließen. Die Formulare wurden dann am gleichen Abend oder auch erst nach einiger Zeit im Monteursbulli wieder mit ins Büro gebracht. Bürokräfte mussten die Aufzeichnungen übertragen – und unleserliche oder missverständliche Einträge entweder aus dem Bauchgefühl heraus entscheiden oder Rücksprache halten. Die Ergebnisse wurden am Ende wieder per Fax, E-Mail oder als Papierstapel per Post zurück an den Versorger geschickt.

Mit Vaira
Die Dokumentationsformulare erreichen jetzt alle zugewiesenen Personen zeitgleich – sowohl am PC über das Vaira Office als auch am Smartphone über die Vaira Apps. Die Formulare kommen entweder vom Netzbetreiber oder können selbst mit wenigen Klicks im Vaira Office einmalig nachgebaut und beliebig oft wiederverwendet werden. Alle Daten sind konsequent digital. Die Formulare hängen erzeugten Aufträgen automatisch an und können von allen berechtigten Akteuren wahlweise angesehen oder editiert werden.

Vordefinierte Feldtypen wie Textfelder, Zahlenfelder oder Datumsfelder sorgen dafür, dass die Eingaben immer im passenden Format vorliegen. Diese Voreinstellungen unterstützen die Monteure bei der Dateneingabe. Mit weiteren Dokumentationshilfen wie Plausibilitätschecks oder Wahrheitsbereichen können Fehler und Rückfragen weiter verringert werden. Alle erhobenen Daten können als Datensätze über die Schnittstellen ausgetauscht werden. ERP-, GIS-, Abrechnungs- und weitere Systeme erhalten so ohne Mehrarbeit vollautomatisch die benötigten Daten zur weiteren Bearbeitung. Durch Schnittstellen und die Echtzeitverfügbarkeit von Dokumentationsdaten über Vaira werden Liegezeiten vollständig eliminiert.

Bisher
Felder konnten beliebig ausgefüllt werden. Zahlen wurden mal ausgeschrieben und mal als Zahl genutzt. Datumsangaben wurden in unterschiedlichen Formaten angegeben. Pfeile zwischen Feldern und das Schreiben über Feldränder hinaus führten zu Problemen bei der Lesbarkeit und zu Folgefehlern.

Mit Vaira
Durch die Nutzung von Vaira können die Monteure der Rüdiger Rohrbau GmbH nahezu keine Fehler mehr bei der Dokumentation machen. Alle Eingaben werden digital durchgeführt und können dadurch unterstützt werden. Wahrheitsbereiche sorgen dafür, dass eingegebene Werte innerhalb eines bestimmten Wertebereichs liegen müssen. Nutzt der Monteur versehentlich ein falsches Feld für die Eingabe oder vertippt sich so, dass der Wert unrealistisch aus dem definierten Bereich ausbricht, wird er auf die Unstimmigkeit hingewiesen. So kann der Monteur bereits bei der Eingabe Fehler korrigieren und muss diese nicht im Nachgang – teils Wochen später – noch klären. Weniger Rückfragen heißen gleichzeitig auch, dass nicht nur mehr Kapazität für wichtige Arbeiten frei wird, sondern auch, dass der allgemeine Spaß an der Arbeit gesteigert werden kann.

Plausibilitätschecks stellen sicher, dass nur die richtigen Datentypen in Dokumentationsfeldern landen. Ein vordefiniertes Datumsfeld öffnet einen Kalender, aus dem ein Datum ausgewählt werden muss. Das Datum ist dabei immer gleich formatiert. In Zahlenfelder werden nur Zahlen als Eingabe akzeptiert, Benutzerfelder lassen andere Personen auswählen, statt sie ausschreiben zu müssen.

Zusammen mit der allgemein deutlich einfacheren Lesbarkeit digitaler Datensätze im Vergleich zu handschriftlichen Einträgen wird die Dokumentation so optimiert. Fehler bei der Eingabe werden verhindert bzw. können direkt korrigiert werden. Daten sind immer lesbar und werden digital weitergegeben. Übertragungsfehler entfallen vollständig. Schmierereien auf Papier gehören der Vergangenheit an. Das spart enorme Kosten für Verwaltungsaufgaben, für Rückfragen und steigert dabei die Teammoral nachhaltig – ganz ohne großen Mehraufwand.

Bisher
Die Vermessung war einer der wichtigsten und zugleich fehleranfälligsten Prozesse in der Aufgabenkette. Zwar waren die Monteure für den Einsatz am Tachymeter geschult und das fuhr auch im Bulli mit. Der Einsatz war aber kompliziert und umständlich – also wurde stattdessen das Bandmaß genutzt, das meist zu zwei oder mehr Personen über die Baustelle gezogen wurde.

Damit einher gingen jedoch Anwendungsfehler: das Band wurde nicht straffgezogen oder über Sandhaufen gelegt, was die Messgenauigkeit drastisch senkte. Die Messergebnisse wurden dann in einer einfachen Skizze handschriftlich festgehalten. Am Abend, am Ende der Woche oder auch noch später wurden dann einzelne oder gesammelte Skizzen im Büro zu Reinzeichnungen übertragen. Wenn es hier Unleserlichkeiten oder Zahlendreher gab, konnten diese nur aus dem Bauch heraus korrigiert werden – der Graben war schließlich bereits geschlossen.

Im Büro wurden dann die Daten in die eigenen Systeme übertragen und per E-Mail, Post oder Fax an den Netzbetreiber übermittelt. Dieser übertrug die Daten in sein GIS und entdeckte hier häufig Unstimmigkeiten, die dann nachträglich noch geklärt werden mussten. Das bedeutete für den Bauunternehmer und den Netzbetreiber nicht nur weitere Zeit, die in den Auftrag floss, sondern häufig auch Fehler im Datensatz, die nachträglich nicht mehr rekonstruiert und korrigiert werden konnten. Die Datenqualität litt immens.

Mit Vaira
Die Vermessung in Augmented Reality mit dem Smartphone behebt alle gravierenden Probleme. Das Smartphone ist so leicht wie ein Bandmaß zu bedienen, erzielt dabei aber eine verlässliche Genauigkeit ohne die physikalischen Probleme eines Bandmaßes.

Der Monteur kann nun allein den Leitungsgraben ablaufen und virtuelle Vermessungspunkte über die Augmented Reality in der realen Welt ablegen. Die Messpunkte verbinden sich automatisch zum Leitungsverlauf und bilden diesen nachvollziehbar ab. Im Hintergrund wird ein lokales Koordinatensystem erzeugt, das über Referenzpunkte im Nachgang zu absoluten Koordinaten umgewandelt werden kann. Der Datensatz ist direkt digital – es braucht also weder eine handschriftliche Skizze noch eine spätere Reinzeichnung. Übertragungsfehler werden damit umgangen.

Alle Daten werden ohne Mehraufwand automatisch mit allen Beteiligten synchronisiert. Auch der Netzbetreiber erhält den digitalen Datensatz inklusive generierter Skizze aus dem Datensatz direkt zur Ansicht. Die Daten können anschließend nach Belieben redaktionell geprüft oder direkt per Schnittstelle in das GIS übergeben werden. Alle Messdaten sind dauerhaft digital und Übertragungsfehler von einem Medium ins nächste sind damit ausgeschlossen.

Bisher
War bisher nicht vorhanden. Gelegentlich wurden allgemeine Fotos von der Baustelle mit dem Privat- oder dem Geschäftshandy geschossen und dann meist per privatem Messanger wie WhatsApp verschickt. Das war problematisch für Datenschutz und Datensicherheit.

Mit Vaira
Diese Probleme sind mit Vaira aus dem Weg geräumt. Während der Vermessung werden zusätzlich zum Ablegen jedes Vermessungspunktes automatisch Fotos des Punkts geschossen und dem Auftrag dauerhaft angehängt. Damit kann die Vermessungssituation auch nach Jahren noch rekonstruiert werden. Erstmals kann nachvollzogen werden, dass ordentlich vermessen wurde. Außerdem kann eine Rekonstruktion auf Basis der Beweisfotos dabei helfen, die äußeren Umstände der Baumaßnahme auch nachträglich noch nachzuvollziehen.

Die Fotos werden über Vaira automatisch synchronisiert. Dadurch können sie weder vergessen werden, noch werden sie über private und nicht gesicherte Kanäle ausgetauscht.

Bisher
Materialien wurden über Bauteillisten erfasst. Stückzahlen wurden handschriftlich auf Papierformularen eingetragen. Auf der Skizze wurde dann ebenso handschriftlich vermerkt, wo welches Bauteil liegt. Die Handschrift führte zu Problemen bei der Weiterverarbeitung durch Dritte. Die Bauteilliste fuhr im Bulli noch einige Zeit umher, bevor sie im Büro dann mit der Reinzeichnung zusammen an den Netzbetreiber geschickt wurde.

Hier wurde das Formular dann manuell in die führenden Systeme übertragen. Übertragungsfehler konnten sich auch hier an mehreren Stellen einschleichen.

Mit Vaira
Über die Workflow-Engine können Workflows einzelne oder mehrere digitale Bauteillisten angehängt werden. Diese können in Echtzeit gepflegt und angepasst werden. Monteure notieren die Anzahl verbauter Teile in den entsprechenden Feldern. Während der Vermessung bzw. im Anschluss können Bauteile einzelnen Vermessungspunkten zugewiesen werden, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen. Die Daten der Vermessung und der Materialerfassung werden gemeinsam und ohne Liegezeiten mit allen Beteiligten synchronisiert. Über Schnittstellen lassen sich die Daten auch direkt in die eigenen führenden Systeme weitergeben.

Bisher
Die Erfassung von Leistungen wurde bisher über ein Papierformular in der Bauakte durchgeführt. Handschriftlich wurden alle Schritte aufgeführt. Hier sorgte die Handschrift regelmäßig für Probleme bei der späteren Weiterverarbeitung. Die Leistungserfassung wurde zusammen mit der Bauakte nach einiger Liegezeit im Bulli und im Büro an den Netzbetreiber geschickt.

Beim Netzbetreiber kam es zu weiteren Liegezeiten. Die Übertragung in die Abrechnungssysteme fand dann manuell statt und sorgte häufig für Rückfragen. Der Abschluss des Auftrags und die Auszahlung wurde damit immer wieder verzögert und führte zu Verwaltungskosten für das Bauunternehmen und den Netzbetreiber.

Mit Vaira
Mit Vaira findet die Leistungserfassung jetzt über ein digitales Formular statt. Daten werden in die entsprechenden Felder eingegeben und direkt als digitaler Datensatz mit dem Auftraggeber synchronisiert. Liegezeiten entfallen komplett. Über Automatisierungen konnten einige Punkte der Leistungserfassung außerdem automatisiert werden und müssen von den ausführenden Monteuren nicht mehr selbst festgehalten werden.

Bisher
War bisher nicht vorhanden. Viele Beteiligte an einem Auftrag kannten nur den direkt vorherigen und den direkt nachfolgenden Schritt. Einen Gesamtüberblick über die eigenen Routinen hatte niemand.

Mit Vaira
Die Verwendung der Vaira Workflow-Engine führt zu einer Auseinandersetzung mit den eigenen Abläufen. Wer braucht wann welche Daten und wann muss wer informiert werden? Allein durch dieses kritische Hinterfragen der eigenen Prozessstruktur konnte die Rüdiger Rohrbau GmbH einige Schleifen ausmachen, die den Arbeitsalltag unnötig verlangsamt haben. Der Prozess wird seitdem laufend an die tatsächlichen Gegebenheiten angepasst. Berechtigte Prozessbeteiligte können auf einen Blick sehen, wie die Prozesskette aussieht, was zu mehr Involviertheit, gemeinsamen Verbesserungsideen und Arbeitszufriedenheit führt.

Die Arbeitsbelastung ist durch den optimierten Prozess deutlich gesunken. Mehr Aufträge können nun in höherer Qualität und trotzdem in kürzerer Zeit durchgeführt werden. Das Empfangen und Senden von Bauakten geschieht automatisch und muss nur redaktionell und koordinativ betreut werden. Beteiligte an einem Auftrag werden automatisch benachrichtigt, wenn sie an der Reihe sind und sie haben direkt alle Daten auf ihrem Smartphone, ohne extra das Büro aufsuchen zu müssen. Die Arbeit mit digitalen Datensätzen ermöglicht auch automatische Reportings, die nicht mehr manuell zusammengestellt werden müssen. Im Dashboard lässt sich außerdem der Fortschritt von Aufträgen live und übersichtlich verfolgen.

Damit entfallen nun redundante und zeitintensive Aufgaben vollständig und lassen allen Personen in der Routinekette mehr Zeit für ihre wirklich wichtigen Arbeiten. Die Transparenz wird ausgebaut und damit die Arbeitsqualität gesteigert.

Bisher

War bisher nicht vorhanden. Kommunikation fand manchmal über E-Mail, meist jedoch undokumentiert über Telefon oder private Messanger statt.

Mit Vaira
Über den Chat von Vaira können nun alle Prozessbeteiligten auftragsgebunden chatten. Die Kommunikation findet verschlüsselt über die Plattform statt. Damit gibt es nun keine Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme mehr. Die Kommunikation hängt dem Auftrag außerdem dauerhaft an, wodurch auch nach Jahren noch alle Schritte und Korrekturschleifen nachvollzogen werden können. Der Chat kann außerdem genutzt werden, um Telefonate im Anschluss auf schnellem Weg zu protokollieren und die Möglichkeit zu geben, auf das Protokoll zu reagieren. Damit wissen alle am Auftrag Beteiligten stets über alle Neuigkeiten Bescheid.

Prozessdauer ohne Vaira

Als Grundlage dient die Arbeitszeit. Darunter fallen neben der offensichtlichen Arbeitszeit auch Schattenprozesse wie Korrekturschleifen, Kommunikation per Mail, Fax und Telefon und manuelle Übertragungen von Daten in die eigenen Systeme – inklusive typischen Fehlerquoten bei Übertragungen.

240 Minuten pro Auftrag

Prozesskosten ohne Vaira

Ein einzelner Auftrag unter den oben angenommenen Anforderungen an den Prozess kostet sowohl Material als auch Arbeitszeit. Bauschäden aufgrund von fehlerhaften Dokumentationen sind hier noch nicht eingerechnet.

99,33 € pro Auftrag

Prozessdauer mit Vaira

Mit Vaira entfallen die typischen Liegezeiten. Die Arbeitszeiten verkürzen sich drastisch. Nachträgliche Korrekturen werden durch Eingabeunterstützungen obsolet. Über die Synchronisierung und den Chat wird das Teamwork vereinfacht. 

41 Minuten pro Auftrag

Prozesskosten mit Vaira

Mit Vaira haben Prozessbeteiligte mehr Zeit für eine größere Anzahl von Aufträgen. Daraus ergeben sich insgesamt günstigere Aufträge in optimierten Routinen. In diesen Wert sind die verhinderten Bauschäden nicht mit eingepreist.

16,91 € pro Auftrag

Im Beispiel der Nora Netzbetreiberin AG senkt Vaira die benötigte Zeit und die entstandenen Kosten enorm.

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Prozesskosten inkl. Vaira-Kosten
Logo der Vaira UG

Genug Beispiele – was brauchst du?

Wir könnten hier unendlich viele Rechenbeispiele geben. Doch was wirklich interessiert, das sind deine Anforderungen als kleines, mittleres oder großes Unternehmen. Als Netzbetreiber, als Stadtwerk oder als Bauunternehmen.

Was zählt, sind deine Anforderungen an die Digitalisierung.

Um zu erfahren, wie viel Geld und Zeit du mit Vaira sparen kannst, kontaktiere uns über den folgenden Button. Wir erstellen dir anhand deiner Anforderungen ein unverbindliches Angebot für Test- und Produktiv-Nutzungen von Vaira.