Titelbild. Zeigt zwei junge Frauen im Büro, die am PC mit Vaira Personalmanagement betreiben. Auf der rechten Seite sind ein junger und ein alter Mann zu sehen, die gemeinsam an einem Tablet mit Vaira arbeiten.

Digitales Personalmanagement – flexibel und effektiv

In diesem Monat haben wir uns ausgiebig mit dem Thema Personalmanagement auseinandergesetzt. Hier erfährst du, wie du dein Personalmanagement durch die Digitalisierung optimierst und das Beste aus deinen Ressourcen herausholst.

Die aktuelle Personalsituation in der Baubranche

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist ein effizientes Personalmanagement für alle Unternehmen der Bau- und Versorgerbranche sehr wichtig. Parallel zum Fachkräftemangel ereilt uns in Deutschland ein regelrechter Bauboom sowie eine Neuausrichtung des gesamten Energiesektors. Dies erhöht die Brisanz der Thematik nochmals. Wo gutes Personal fehlt, verzögern sich Bauprojekte oftmals massiv. So entstehen teilweise sehr lange Warte- und Bauzeiten, welche nicht nur für Kunden ein großes Ärgernis darstellen, sondern auch für Unternehmen existenzbedrohende Herausforderungen mit sich bringen.

Drei Bauarbeiter stehen auf einer Baustelle und unterhalten sich über das Personalmanagement.
Digitales Personalmanagement – Verhindert sinnlose Verzögerungen auf dem Bau und steigert die Flexibilität!

Probleme beim herkömmlichen Personalmanagement

Die Lage ist verzwickt: viele Unternehmen können sich vor Aufträgen kaum retten. Diese zu bewältigen ist jedoch eine ganz andere Sache. Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus oder fehlen wichtige Informationen, hat dies oft Verzögerungen von mehreren Wochen zur Folge. Die Verzögerungen wirken sich dann auf sämtliche Folgeaufträge und natürlich auch auf die entstehenden Kosten negativ aus. Diese Entwicklung steht im Zusammenhang mit den Organisationsstrukturen von Unternehmen. Vaira kann natürlich nicht für eine ausreichende Anzahl von Fachkräften sorgen. Wir können aber mit dir zusammen versuchen, dein Unternehmen durch Digitalisierungsprozesse so aufzustellen, dass du in der Lage bist, vorhandenes Personal optimal zu nutzen und nicht sinnloserweise Zeit und Kapazitäten zu verschwenden.

Ein Bauarbeiter mit einem gelben Helm hält eine Uhr in der Hand die 9 Uhr anzeigt. Er schaut verwundert auf die Uhr und macht dazu eine fragende Handbewegung da das Personalmanagement nicht funktioniert.
Digitales Personalmanagement – Lässt dich das vorhandene Personal optimal einsetzen. Informationen und Benachrichtigungen in Echtzeit durchbrechen Kommunikationsbarrieren.

Einfaches und effektives Personalmanagement

Unser Ansatz zeichnet sich dadurch aus, dass die Digitalisierung des Personalmanagements den Menschen sinnvoll unterstützt. Konkret bedeutet dies, dass du bereits während der Planungsphase die Disposition von einzusetzendem Personal vorbereitest. Mit der Workflow-Engine, unserem Herzstück, bildest du den gesamten Bauprozess, mitsamt aller anstehenden Aufgaben, ab. Aufgaben können dabei spezifischen Personengruppen oder einzelnen Personen zugewiesen werden. Diese bekommen mittels Smartphone-App alle benötigten Informationen und Formulare zum Bearbeiten der Aufgaben direkt auf das Handy. Die individuelle Prozessansicht und das persönliche Dashboard ermöglichen eine individuelle Abbildung. Die App wird zur Durchführung von Vermessungsaufgaben sowie zur Organisation, Datenübertragung, Kommunikation und zur Dokumentation des Bauprozesses genutzt.

Drei Bauarbeiter befinden sich auf einer Baustelle und schauen zur Planung des Personalmanagements auf den Laptop.
Digitales Personalmanagement – Disponiere dein Personal bereits in der Planungsphase und sende den Mitarbeitern Aufgaben, Termine und Nachrichten direkt auf das Smartphone!

Datenschutzkonforme Teamarbeit

Auf dem Bau ist Teamarbeit gefragt. Mit der Zuweisungsfunktion steuerst du präzise, welche Gruppen und Benutzer an welchem Schritt arbeiten können. Dies gilt auch für Benachrichtigungen. Du entscheidest individuell, wer über welchen Prozessschritt informiert werden soll – und wer nicht. Dieses Rollen- und Berechtigungsmanagement sichert den Datenschutz und ermöglicht Teamarbeit ohne dabei die Orientierung zu verlieren.

Screenshot der Benutzer- und Rollenmanagementfunktion von Vaira. Beinhaltet Workflowansicht und Auswahl der Benutzerrollen.
Digitales Personalmanagement – Einrichtung des Benutzer- und Rollenmanagements mit Vaira.

Abteilungsübergreifende Kommunikation

Die integrierte Chatfunktion kann abteilungsübergreifend genutzt werden und dient der Kommunikation in Echtzeit von jedem Ort aus. Spontane Änderungen im Ablauf, Rückfragen oder Problemlösungen sind so ohne Arbeitsunterbrechung durchführbar. Der Chatverlauf wird zusätzlich protokolliert, sodass Prozesse auch nachträglich noch genau nachvollzogen werden können.

Gute Nachvollziehbarkeit und volle Kontrolle

Audit Logs aller Handlungen im System ermöglichen die Nachvollziehbarkeit jedes Handgriffs und jedes Klicks in der App und auf der Prozessplattform. Das ist besonders hilfreich, um Problemen auf den Grund zu gehen und Fehlerquellen ausfindig zu machen. Die Möglichkeit der Nutzerdeaktivierung rundet das Personalmanagement ab. Soll einem Nutzer der Zugang zu allen Daten verwehrt werden – sei es, weil er nicht mehr vertrauenswürdig erscheint oder weil es einen Personalwechsel gab –, ist das mit ein paar Klicks durch den Administrator einzurichten.

Screenshot der Audit Logs Funktion von Vaira. Zu sehen sind drei Kästchen mit Auswahlfunktionen. Darunter auch die Audit Logs.
Digitales Personalmanagement – Auswahl der Audit Logs Funktion mit Vaira.

Aufbau der neuen Infoseite zum Personalmanagement

Die neu eingerichtete Infoseite zum digitalen Personalmanagement ist so aufgebaut, dass du möglichst anschaulich aufgezeigt bekommst, welche Vorteile sich durch die Digitalisierung deines Personalmanagements für dich ergeben. Nach einer kurzen Einführung und der Auflistung von involvierten Unternehmenstypen wird dir aufgezeigt, wie dein Personalmanagement in Zukunft aussehen könnte.

Lerne Vaira jetzt selbst kennen

Vielen Dank für deine Zeit. Dies waren einige Informationen zum digitalen Personalmanagement mit Vaira. Vaira hat jedoch noch mehr zu bieten. Solltest du weitere Informationen benötigen, abonniere unseren Newsletter und verfolge uns auf LinkedIn oder Facebook. Persönlich ist doch meistens am Besten? Dann melde dich bei unserem Vertriebsteam oder buche dir eine unverbindliche Webdemo. Hier kannst du deine Fragen stellen und du bekommst in einem Gespräch nochmal einen Einblick in Vaira, der auf deine Anforderungen hin abgestimmt ist. Probiere es aus und starte die digitale Transformation noch heute mit Vaira als Partner an deiner Seite!

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