Was sind digitale Formulare und welche Vorteile bringen sie mir?
Eine sehr gute Frage. Vaira hat viele Features, die besonders imposant oder erzählenswert wirken. Weil sie technisch beeindrucken, weil sie ganz neue Wege gehen oder weil sie gut aussehen. Digitale Formulare geraten dabei gerne ein wenig in den Hintergrund, auch wenn sie absolut zentral für digitale Prozesse sind – schließlich werden Dokumentationen auf Baustellen eigentlich immer auf Basis von vorgefertigten Formularen durchgeführt. Daher ist heute die Zeit gekommen, auch unseren digitalen Formularen einmal die Bühne zu bieten, die sie verdienen.
Wenn wir auf den Durchschnitts-Tiefbauer gucken, dann bekommt dieser aktuell alle seine Auftragsdaten per Post oder Fax übermittelt. Eventuell auch schon per Mail und er muss sich diese dann selbst ausdrucken – aber selbst der Fall ist nach unseren Erfahrungen eher die Ausnahme. Den Auftragsdaten beigefügt sind vollgepackte Formular-Stapel, die für alle Eventualitäten auf der Baustelle das passende Feld bieten: um Kreuze zu setzen, Dinge zu unterstreichen, zu umkreisen oder durchzustreichen und Leerfelder, um mit einem (nicht immer gut schreibenden) Kugelschreiber Informationen zu kritzeln. Manchmal passieren Fehler beim Eintragen, dann wird das Kreuz schnell durchgestrichen und ein kleiner Pfeil an ein anderes Kästchen gemacht. Oder einfach mal im Text-Feld darunter geschrieben. Der Büro-Arbeiter wird es schon verstehen. So werden die Zettel auf der Baustelle ausgefüllt und anschließend wieder per Post, Fax oder eingescannt per Mail an den Auftraggeber verschickt. Klingt nicht nur umständlich und fehleranfällig, sondern ist es tatsächlich.
Vaira bietet daher die Möglichkeit, alle Dokumentationsschritte vollständig digital vorzunehmen. Der Auftraggeber erstellt sich innerhalb seines Workflows Formulare, die automatisch in jedem Prozessdurchlauf an den Auftrag angehangen werden. Es braucht keinen manuellen Versand dieser Dokumente mehr – und erst recht nicht umständlich über Post oder ähnliche Wege.
Ist der Auftrag an den Tiefbauer disponiert, können sowohl Menschen im Büro über das Vaira Office als auch zugewiesene Menschen auf der Baustelle per Vaira App direkt alle Auftragsdaten und Aufgaben sehen. Inklusive der digitalen Formulare. Damit können auf dem Weg keine Formulare verloren gehen oder vergessen werden. Und, selbst wenn in einem ersten Durchlauf eines Workflows mal ein Formular fehlt, lässt sich dieses schnell nachreichen oder selbst auf der Baustelle mit der Vaira App nachbauen.
Digitale Formulare tragen außerdem immens zur Datenqualität bei. Als Ersteller des Formulars hat man die Möglichkeit, einzelne Felder als Pflichtfelder auszuzeichnen. Damit ist ein Abschließen des Formulars und damit auch des gesamten Auftrags erst möglich, wenn das entsprechende Feld ausgefüllt ist. Versehentlich vergessene Dokumentations-Angaben können damit nicht mehr passieren.
Zusätzlich können Plausibilitätschecks in Feldern vorgenommen werden. Ein Feld für eine Chargen-Nummer kann zum Beispiel im Vorfeld als Zahlenfeld ausgezeichnet werden, wodurch keine Buchstaben in diesem Feld eingegeben werden können. Andere gängige Feldtypen sind neben Text, Telefonnummer und Datum auch Felder wie Checkboxen oder QR- und Barcode-Scans. Damit lässt sich das Eintragen von Daten in die Felder bereits im Vorfeld steuern, ohne im Anschluss mögliche Fehler telefonisch klären zu müssen.
Zu den Plausibilitätschecks zählen außerdem Wahrheitsbereiche. Bei bestimmten Feldern ist bereits im Vorfeld klar, dass nur ein gewisser Bereich an Werten überhaupt sinnvoll ist. Ein griffiges Beispiel: Soll der Monteur dokumentieren, wie die Außen-Temperaturen während der Baumaßnahme waren, wird seine Angabe auf einer durchschnittlichen deutschen Baustelle vermutlich zwischen -20° bis +50° Celsius liegen – großzügig geschätzt. Gibt der Monteur nun versehentlich 150°C statt 15°C an, wird er direkt darauf hingewiesen, dass sich der Wert außerhalb des sinnvollen Wertebereichs befindet. Das ermöglicht eine direkte Korrektur und verhindert, dass der Büro-Mitarbeiter im Nachgang entweder eigenmächtig einen Wert korrigieren muss, bei dem er sich nicht sicher sein kann, oder er dem Wert hinterhertelefonieren muss.
Schließlich liegt ein weiterer Vorteil klar auf der Hand: alle erfassten Daten sind direkt digital verfügbar. Alle am Prozess beteiligten Menschen können direkt mit den digitalen Datensätzen weiterarbeiten, ohne Papiere durch die Gegend zu schicken oder Zahlen, Texte und Kreuze in ein Programm abtippen zu müssen. Über die offenen Schnittstellen von Vaira gibt es außerdem die Möglichkeit, die dokumentierten Daten durch unsere digitalen Formulare direkt in die eigenen ERP- und SAP-Systeme fließen zu lassen. Das umgeht eine ganze Menge mühseliger, redundanter und fehleranfälliger Prozessschritte – spart damit Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten.
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