Digitale Formulare auf der Baustelle als modernes Werkzeug

Titelbild. Zeigt Zeigt HĂ€nde, die ein Smartphone halten und die damit arbeiten. Overlay-Text: "Digitale Formulare als Werkzeug. Feature-Fokus."

Was sind digitale Formulare und welche Vorteile bringen sie mir?

Eine sehr gute Frage. Vaira hat viele Features, die besonders imposant oder erzĂ€hlenswert wirken. Weil sie technisch beeindrucken, weil sie ganz neue Wege gehen oder weil sie gut aussehen. Digitale Formulare geraten dabei gerne ein wenig in den Hintergrund, auch wenn sie absolut zentral fĂŒr digitale Prozesse sind – schließlich werden Dokumentationen auf Baustellen eigentlich immer auf Basis von vorgefertigten Formularen durchgefĂŒhrt. Daher ist heute die Zeit gekommen, auch unseren digitalen Formularen einmal die BĂŒhne zu bieten, die sie verdienen.

Wenn wir auf den Durchschnitts-Tiefbauer gucken, dann bekommt dieser aktuell alle seine Auftragsdaten per Post oder Fax ĂŒbermittelt. Eventuell auch schon per Mail und er muss sich diese dann selbst ausdrucken – aber selbst der Fall ist nach unseren Erfahrungen eher die Ausnahme. Den Auftragsdaten beigefĂŒgt sind vollgepackte Formular-Stapel, die fĂŒr alle EventualitĂ€ten auf der Baustelle das passende Feld bieten: um Kreuze zu setzen, Dinge zu unterstreichen, zu umkreisen oder durchzustreichen und Leerfelder, um mit einem (nicht immer gut schreibenden) Kugelschreiber Informationen zu kritzeln. Manchmal passieren Fehler beim Eintragen, dann wird das Kreuz schnell durchgestrichen und ein kleiner Pfeil an ein anderes KĂ€stchen gemacht. Oder einfach mal im Text-Feld darunter geschrieben. Der BĂŒro-Arbeiter wird es schon verstehen. So werden die Zettel auf der Baustelle ausgefĂŒllt und anschließend wieder per Post, Fax oder eingescannt per Mail an den Auftraggeber verschickt. Klingt nicht nur umstĂ€ndlich und fehleranfĂ€llig, sondern ist es tatsĂ€chlich.

Vaira bietet daher die Möglichkeit, alle Dokumentationsschritte vollstĂ€ndig digital vorzunehmen. Der Auftraggeber erstellt sich innerhalb seines Workflows Formulare, die automatisch in jedem Prozessdurchlauf an den Auftrag angehangen werden. Es braucht keinen manuellen Versand dieser Dokumente mehr – und erst recht nicht umstĂ€ndlich ĂŒber Post oder Ă€hnliche Wege.

Ist der Auftrag an den Tiefbauer disponiert, können sowohl Menschen im BĂŒro ĂŒber das Vaira Office als auch zugewiesene Menschen auf der Baustelle per Vaira App direkt alle Auftragsdaten und Aufgaben sehen. Inklusive der digitalen Formulare. Damit können auf dem Weg keine Formulare verloren gehen oder vergessen werden. Und, selbst wenn in einem ersten Durchlauf eines Workflows mal ein Formular fehlt, lĂ€sst sich dieses schnell nachreichen oder selbst auf der Baustelle mit der Vaira App nachbauen.

Digitale Formulare tragen außerdem immens zur DatenqualitĂ€t bei. Als Ersteller des Formulars hat man die Möglichkeit, einzelne Felder als Pflichtfelder auszuzeichnen. Damit ist ein Abschließen des Formulars und damit auch des gesamten Auftrags erst möglich, wenn das entsprechende Feld ausgefĂŒllt ist. Versehentlich vergessene Dokumentations-Angaben können damit nicht mehr passieren.

ZusĂ€tzlich können PlausibilitĂ€tschecks in Feldern vorgenommen werden. Ein Feld fĂŒr eine Chargen-Nummer kann zum Beispiel im Vorfeld als Zahlenfeld ausgezeichnet werden, wodurch keine Buchstaben in diesem Feld eingegeben werden können. Andere gĂ€ngige Feldtypen sind neben Text, Telefonnummer und Datum auch Felder wie Checkboxen oder QR- und Barcode-Scans. Damit lĂ€sst sich das Eintragen von Daten in die Felder bereits im Vorfeld steuern, ohne im Anschluss mögliche Fehler telefonisch klĂ€ren zu mĂŒssen.

Zu den PlausibilitĂ€tschecks zĂ€hlen außerdem Wahrheitsbereiche. Bei bestimmten Feldern ist bereits im Vorfeld klar, dass nur ein gewisser Bereich an Werten ĂŒberhaupt sinnvoll ist. Ein griffiges Beispiel: Soll der Monteur dokumentieren, wie die Außen-Temperaturen wĂ€hrend der Baumaßnahme waren, wird seine Angabe auf einer durchschnittlichen deutschen Baustelle vermutlich zwischen -20° bis +50° Celsius liegen – großzĂŒgig geschĂ€tzt. Gibt der Monteur nun versehentlich 150°C statt 15°C an, wird er direkt darauf hingewiesen, dass sich der Wert außerhalb des sinnvollen Wertebereichs befindet. Das ermöglicht eine direkte Korrektur und verhindert, dass der BĂŒro-Mitarbeiter im Nachgang entweder eigenmĂ€chtig einen Wert korrigieren muss, bei dem er sich nicht sicher sein kann, oder er dem Wert hinterhertelefonieren muss.

Schließlich liegt ein weiterer Vorteil klar auf der Hand: alle erfassten Daten sind direkt digital verfĂŒgbar. Alle am Prozess beteiligten Menschen können direkt mit den digitalen DatensĂ€tzen weiterarbeiten, ohne Papiere durch die Gegend zu schicken oder Zahlen, Texte und Kreuze in ein Programm abtippen zu mĂŒssen. Über die offenen Schnittstellen von Vaira gibt es außerdem die Möglichkeit, die dokumentierten Daten durch unsere digitalen Formulare direkt in die eigenen ERP- und SAP-Systeme fließen zu lassen. Das umgeht eine ganze Menge mĂŒhseliger, redundanter und fehleranfĂ€lliger Prozessschritte – spart damit Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten.

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