Baukoordinator steht vor neu gebautem Haus und prüft mit der digitalen Prozessabbildung die Ergebnisse.

Digitale Prozessabbildung – Schaffe Freiraum für das Wesentliche

Passend zum neuen Monat ist auch unsere neue Informationsseite zur Serie »Digitalisierung von Bauvorhaben mit Vaira« startbereit. Die bereits fünfte Infoseite zur Serie ist wieder einmal gespickt mit hilfreichen Informationen. Diesmal steht das spannende Monatsthema digitale Prozessabbildung im Mittelpunkt.

Die Grundidee – Was ist digitale Prozessabbildung und wozu brauche ich sie?

Vielleicht fragst du dich jetzt, wozu du Prozesse digital abbilden solltest und um welche Prozesse es dabei eigentlich geht. Ein Bauvorhaben ist schließlich ein umfangreiches Vorhaben, das aus vielen Teilschritten besteht. Dabei sind immer verschiedene Abteilungen involviert, die auch im Hintergrund wertvolle Arbeit leisten. Jede Abteilung arbeitet dabei für sich. Wenn ein Schritt abgeschlossen ist, kann der nächste beginnen. Durch Vairas digitale Prozessabbildung wird diese Fragmentierung aufgehoben. Alle Abteilungen und Akteure werden so zu Kooperationspartnern in einem geschlossenen Kreislauf – ganz ohne Kommunikationsbarrieren oder Informationslücken.

Hände die einen Kreis bilden. Veranschaulichung des Teamworks durch die Nutzung von Vaira.
Digitale Prozessabbildung – ein runder Prozess lebt von der Arbeit Hand in Hand

Klassischer Ablauf bei der Prozessabbildung

Der Prozess beginnt, indem nach der Annahme die Planung eines Auftrags durch die Verwaltungs- und Planungsabteilung durchgeführt wird. Diese sorgt dafür, dass alle notwendigen Kundeninformationen vorliegen. Sie organisiert relevante Aspekte wie die Materialplanung, Personalplanung, Zeitplanung oder die Kostenplanung. Als Grundlage für die Baudokumentation werden notwendige Formulare aus dem System heraus vorbereitet und ausgedruckt. Steht das Konzept und sind alle terminlichen Absprachen getroffen, werden, je nach individuellem Fall, externe Bauunternehmen oder eigene Kolonnen mit der Bauausführung beauftragt. Papierformulare müssen ausgetauscht werden und der nächste Prozessschritt, die Baudurchführung, kann beginnen. Auch hier verrichten die beteiligten Akteure ihre Arbeit und reichen nach Abschluss alle Formulare mit den generierten Daten wieder bei der Planungs- und Verwaltungsabteilung bzw. der Fortführung ein. Ab diesem Punkt finden dann nacheinander weitere, in sich geschlossene Prozessschritte, wie die Prüfung oder die Abnahme der Bauleistung inklusive aller Abrechnungs- oder Datentransferleistungen, statt.

Ein Laptop, auf dem die digitale Prozessabbildung im Vaira Office zu sehen ist.
Im Vaira Office kannst du über unsere dynamische Workflow-Engine Prozesse einfach zusammenklicken.

Nachteile der klassischen Prozessabbildung

Dieses kaskadenartige, aufeinander aufbauende Vorgehen bringt einige Nachteile mit sich. Durch den analogen Datentransfer zwischen den Prozessschritten entstehen lange Liegezeiten, die den Prozessabschluss massiv verzögern können. Mangelnde Kommunikationsmöglichkeiten und Absprachen zwischen den Abteilungen sorgen immer wieder für Unklarheiten und Fehler, die oft erst in der Prüfungsphase auffallen und aufwendig behoben werden müssen. Dabei entstehen in manchen Fällen aufgrund von nachträglichen Schätzungen oder Rekonstruktionen Datenlücken oder fehlerhafte Daten. Auch bei der Disposition gibt es durch den analogen Transfer und durch analoge Kommunikationswege häufig Probleme. Fällt bspw. eine Baukolonne aus, wirkt sich dies auf alle Folgeprozesse aus. Erneut ist das Risiko von massiven Verzögerungen im gesamten Bauprozess akut, was in Unzufriedenheit bei allen Beteiligen und ineffizientem Zeit- und Kostenmanagement bei den Unternehmen resultiert.

Comicgrafik auf der eine Frau ein Zahnrad anschiebt um ein anderes zu aktivieren. Symbolisiert, dass Arbeiten ohne die digitale Prozessabbildung.
Mit Vaira entwirfst du deinen Prozess und stößt ihn dann nur noch an. Alle Rädchen laufen automatisch.

Die digitale Prozessabbildung mit Vaira

Vairas digitale Prozessabbildung führt all diese in sich geschlossenen Teilprozesse zu einem großen Prozess zusammen. Beteiligte Akteure und erzeugte Daten sind dabei durch individuelles Benutzer- und Rollenmanagement, Datenübertragung in Echtzeit, Kommunikationsmöglichkeiten in jeder Phase des Bauprozesses und die individuelle Prozessabbildung miteinander verbunden. Vaira webt ein sicheres und robustes Kommunikations- und Prozessnetz zwischen Unternehmen, Akteuren und Daten. Die technische Basis für alle Prozesse stellt das Vaira Office als zentrale Plattform in Kombination mit der Vaira Smartphone-App als Universal-Werkzeug für die beteiligten Akteure vor Ort dar.

Digitale Prozessabbildung – Bauklötze symbolisieren aufeinanderfolgende Schritte
Nur im guten Zusammenspiel schaffen einzelne Bausteine einen soliden Prozessablauf.

Der gesamte Prozess wird am Computer vorgeplant. Material, Personal, anstehende Aufgaben und alle weiteren Aspekte werden anschließend direkt digital disponiert. Änderungen sind im laufenden Prozess immer möglich. Spontane Anpassungen des Ablaufs und der Zeit- oder Materialplanung werden so umsetzbar. Disponierte Formulare und Aufgaben können mit dem Smartphone vor Ort abgerufen werden. Jeder sieht so nur die Prozessschritte und Aufgaben, die für die Ausführung seines individuellen Auftrags notwendig sind. Auch über Unternehmensgrenzen hinweg kannst du deine Vorgänge disponieren und damit bestehende Silo-Strukturen aufbrechen.

Das Need-to-Know-Prinzip und weitere hilfreiche Features

Das Need-to-Know-Prinzip wird durch das individuelle Benutzer- und Rollenmanagement möglich. Mit dem Smartphone werden auf der Baustelle alle Dokumentationsaufgaben – wie das Ausfüllen von Materiallisten oder die Erstellung des Begehungsprotokolls – durchgeführt. Auch praktische Arbeiten wie die Vermessung von Rohren, Leitungen oder Flächen werden mit dem Smartphone durchgeführt und in Echtzeit auf die Prozessplattform übertragen. Die Daten stehen den Kollegen im Büro schon während des laufenden Bauprozesses zur Verfügung und können direkt geprüft und weiterverarbeitet werden. Sind Absprachen notwendig, ist dies kein Problem. Die integrierte Chatfunktion gewährleistet eine abteilungsübergreifende spontane Kommunikation. Auch die Disposition im laufenden Prozess wird sowohl für die Planungsabteilung als auch für Kolonnenführer massiv vereinfacht. Über das Dashboard behält man alle wichtigen Parameter tagesaktuell im Blick und kann bei Bedarf umsteuern.

Baukoordinator steht vor neu gebautem Haus und prüft mit der digitalen Prozessabbildung die Ergebnisse.
Alles in deiner Hand – im Büro und auf der Baustelle.

Aus vielen kleinen in sich geschlossenen Teilprozessen wird so ein großer Prozess, bei dem alle Beteiligten und Daten digital vernetzt sind. Dieses Vorgehen sorgt für eine massive Effizienzsteigerung, es erhöht die Qualität des Bauergebnisses und lässt paralleles Arbeiten zur Norm werden. Auch die Datensicherheit wird so gesteigert. Selbst bei Verlust des Smartphones sind alle Daten vor fremden Zugriffen geschützt und zentral gesichert.

Aufbau der Infoseite zur digitalen Prozessabbildung

Die neue Infoseite ist so aufgebaut, dass du dich von Anfang an gut zurecht findest. Neben einem Einstieg in das Thema findest du hier in erster Linie Informationen zu den einzelnen Features, welche die digitale Prozessabbildung mit Vaira möglich machen. Wir erklären dir die einzelnen Aspekte wie das Berechtigungs- und Rollenmanagement oder die Datenübertragung in Echtzeit im Detail und machen zusätzlich visuell anschaulich, wie eine geschlossene digitale Prozessabbildung mit Vaira aussieht.

Setz dich mit uns in Verbindung!

Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, tiefer in das Thema einzusteigen. Damit ist der erste Schritt bereits getan. Für weitere Informationen besuch unsere neue Infoseite . Nutz auch eine unserer zahlreichen Kommunikationsmöglichkeiten wie unsere Social Media Kanäle auf Facebook und LinkedIn, die klassischen Kommunikationswege wie Telefon oder E-Mail oder buch dir einfach einen persönlichen Termin bei unserem Vertriebsteam, welches kostenfrei und unverbindlich auf deine individuellen Fragen eingeht.

Vaira verbindet dich sowohl innerhalb deines Unternehmens als auch allgemein mit der digitalen neuen Arbeitsrealität und bringt dir so mehr Effizienz, weniger Kosten und eine große Zeitersparnis. Lass dir die Chance nicht entgehen. Vaira geht’s!

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