Digitale Sachdatenerfassung – so erhältst du optimale Sachdaten

Ein älterer Bauarbeiter steht im Warenlager und erfasst Sachdaten digital mit einem Tablet. Er zeigt dabei auf einen Stapel von Dachziegeln.

Die Sachdatenerfassung betrifft sowohl Bauarbeiter, die diese vor Ort durchführen, als auch Unternehmen wie Baufirmen, überregionale Versorger oder kommunale Stadtwerke, die auf umfangreiche Daten angewiesen sind. Damit die Erfassung schnell und präzise geschehen kann, ist es gerade jetzt, in Zeiten voller Auftragsbücher und hoher Arbeitsbelastung wichtig, die digitale Transformation anzupacken und die Sachdatenerfassung zu digitalisieren und zu optimieren.

Baumaterial wie Muffen und kleine Rohrstücke die bei der digitalen Sachdatenerfassung berücksichtigt werden können sowie eine Zange.
Digitale Sachdatenerfassung – Mit Vaira erzeugst du Sachdaten digital, vollumfänglich und teilweise automatisiert.

Die Rolle der Sachdaten bei der Baudokumentation

Sachdaten spielen bei der Baudokumentation eine große Rolle. Sie sind ein Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Bauakte und tragen zu dessen Vollständigkeit bei. Die Dokumentation kann je nach vorherrschender Unternehmensstruktur sehr aufwendig sein und viel Arbeitszeit beanspruchen. Sachdaten umfassen schließlich alle Eigenschaften verwendeter und verbauter Teile und Materialien. Es können Eigenschaften wie Typ oder Länge, Chargennummern oder Informationen zur Art und Weise der Verbauung sein. Auch Fotos und Notizen gehören dazu. In Abgrenzung zu Geodaten sind es beigefügte Daten ohne geometrischen Bezug.

Zwei Bauarbeiter stehen vor einer Photovoltaik-Anlage und prüfen handschriftliche Notizen in ihrem Auftragsbuch.
Digitale Sachdatenerfassung – Vollständige Sachdatenerfassung inklusive Eigenschaften, Fotos und Notizen mit nur ein paar Klicks realisieren.

Informationen zu physischen Objekten und Gegenständen stehen hier also im Mittelpunkt. Nicht jedoch allgemeine Baustelleninformationen wie Kundendaten, Daten zur Bodenbeschaffenheit oder Geodaten. Diese Daten müssen jedoch zusätzlich erhoben werden. Durch die Digitalisierung der Dokumentation können Mitarbeiter entlastet und die Datenqualität erhöht werden. Mit Vaira erzeugst du Sachdaten digital, vollumfänglich und teilweise automatisiert.

Die herkömmliche Herangehensweise bei der Sachdatenerfassung

Die meisten Unternehmen arbeiten auch heute noch hauptsächlich mit Papierformularen, die den Kräften vor Ort ausgehändigt werden. Diese werden nach der Erfassung dann wieder in der Verwaltung oder Planungsabteilung eingereicht. Die eingetragenen Sachdaten werden später oftmals manuell in digitale Systeme übertragen. Dieses Vorgehen funktioniert, ist jedoch auch fehleranfällig und oft umständlich. Dabei kommt es gelegentlich zu Datenlücken oder es muss aufgrund fehlender Angaben, Verständnisproblemen oder unleserlicher Schrift Rücksprache gehalten werden. Das führt dazu, dass sich Auftragsabschlüsse unnötig in die Länge ziehen oder sich Fehler in die Bauakte einschleichen. Veraltete Wege des Datenaustauschs und der Kommunikation tun ihr Übriges.

Eine Bauarbeiterin hält ein Klemmbrett in der Hand und notiert handschriftlich Sachdaten. Im Hintergrund ist Baumaterial zu sehen.
Digitale Sachdatenerfassung – Die handschriftliche Erfassung ist fehlerbehaftet, zeitintensiv und umständlich. Mit Vaira erzeugst du Sachdaten digital, vollumfänglich und teilweise automatisiert.

Die Digitalisierung der Sachdatenerfassung bietet Vorteile auf allen Ebenen

Warum nicht also gleich alle Sachdaten digital erfassen? Mit der digitalen Sachdatenerfassung von Vaira steigt die Datenqualität ebenso wie die Effizienz. Moderne digitale Abläufe mit eingebauten Plausibilitätschecks und Kommunikationsmöglichkeiten in Echtzeit vereinfachen den Prozess für alle Beteiligten. Mit der Smartphone-App weiß jeder Arbeiter vor Ort, welche Daten er erfassen soll. Die Erfassung selbst gelingt ebenfalls mit der Smartphone-App und wird am Desktop vorgeplant. Checkboxen klicken, aus vorgefertigten Auswahlmöglichkeiten die richtigen wählen, Stückzahlen bequem per Plus-Minus-Symbol hinzufügen und alle relevanten Daten in digitalen Formularfeldern hinterlegen. Fertig ist die Sachdatenerfassung!

Ein Bauarbeiter schaut auf sein Smartphone und prüft eingetragene Sachdaten. In der anderen Hand hält er ein Klemmbrett.
Digitale Sachdatenerfassung – Durch die intuitive Handhabung und eingebaute Absicherungsfunktionen hebst du die Sachdatenerfassung auf ein neues Level!

Nützliche Funktionen der digitalen Sachdatenerfassung mit Vaira

Besonders entlastend ist die Barcode und QR-Code Scanfunktion. Diese erfüllt sogar gleich mehrere Funktionen. Über das Scannen eines QR- oder Barcodes kann ein Bauteil automatisch zur Materialliste hinzugefügt werden, solange ein Referenzwert im Verzeichnis vorhanden ist. Die Funktion ist somit perfekt dazu geeignet, Objekte ohne Schreibarbeit der Materialliste hinzuzufügen. Bei der zweiten Funktion geht es nicht um das Hinzufügen eines Listenelements, sondern um die automatische Übertragung von Bauteileinformationen in ein frei definierbares Textfeld. Sobald ein Textfeld ausgewählt und der entsprechende Code gescannt wurde, wird die erwünschte Information, wie beispielsweise die Chargennummer einer Muffe, in das Textfeld übertragen. Beide Funktionen führen bei der täglichen Arbeit zu einer großen Entlastung und Zeitersparnis.

Ein anderes gängiges Anwendungsbeispiel betrifft die Vermessungen. Bei Vermessungen wird automatisch eine Messskizze erzeugt, die zusammen mit den eingetragenen Sachdaten, ggf. automatisch erstellten Fotos von Bauteilen sowie hinzugefügten Notizen und Anmerkungen, ein umfangreiches Datenpaket darstellt. Das automatische Zusammenführen dieser Daten sorgt für aussagekräftige Datenpakete, die keine Fragen mehr offen lassen.

Der letzte hier aufgegriffene Anwendungsfall ist die Übertragung von Daten in GIS-Systeme. Erzeugte Daten manuell in GIS-Systeme zu übertragen kann ein sehr zeitintensiver und manchmal lästiger Vorgang sein. Mit Vairas Schnittstellen und der Im- bzw. Exportfunktion können Sachdaten bequem an fortführende GIS-Systeme übergeben werden. Prozesse werden so automatisierter und dadurch effizienter.

Ein älterer Bauarbeiter steht im Warenlager und erfasst Sachdaten digital mit einem Tablet. Er zeigt dabei auf einen Stapel von Dachziegeln.
Digitale Sachdatenerfassung – Durch Zusatzfunktionen wie den Bar- und QR-Code Scanner erfasst du auch große Stückzahlen im Nullkommanichts.

Als wären dies nicht schon genügend Vorteile, werden die Daten in Echtzeit auf die Prozessplattform und an die Mitarbeiter im Büro übertragen. Diese können alles noch während der Bauphase prüfen und bei Bedarf rechtzeitig intervenieren.

Aufbau der neuen Infoseite

Die neue Infoseite ist so gestaltet, dass du alle Informationen bekommst die notwendig sind, um ein Grundverständnis für die digitale Sachdatenerfassung mit Vaira zu entwickeln. Anschaulich wird das Ganze, wie gewohnt, durch Schritt für Schritt Erklärungen mit zusätzlichen Angaben zu involvierten Personen bzw. Abteilungen, notwendigen Arbeiten und zur Bewältigung der Aufgaben nützlichen Vaira-Features. So möchten wir dir eine Idee davon geben, wie die Arbeit mit Vaira in Zukunft konkret aussehen könnte. Zusätzlich präsentieren wir dir einige Vorteile, die durch die Nutzung von Vaira für dein Unternehmen entstehen. Angefügte Beispiele geben dabei einen klaren Realitätsbezug.

Wir stehen für deine Fragen bereit!

Vielen Dank für deine Zeit. Du hast nun bereits einige Informationen zur digitalen Sachdatenerfassung mit Vaira erhalten. Vaira kann jedoch noch viel mehr! Zögere also nicht in einem nächsten Schritt unser Vertriebsteam zu kontaktieren oder dir einen unverbindlichen Webdemo-Termin zu buchen. Auch über ein kostenloses Newsletterabo würden wir uns freuen. So bleibst du garantiert auf dem Laufenden. Bereit für den digitalen Wandel? Dann: Vaira geht’s!