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Headline-Bild einer Baustelle. Man sieht einen offenen Graben, in dem ein paar Schutzrohre liegen.

Komfortables Workforce-Management

Über das Vaira Office lassen sich schnell und einfach Aufträge erstellen, Nutzer verwalten und Fortschritte bequem nachvollziehen. Die konsequente Digitalität optimiert den eigenen Prozess, spart damit Zeit, Geld und ermöglicht reibungslose Übergaben von laufenden Aufträgen.

Schluss mit Briefen, Faxen und Brieftauben!

Wie wäre es, wenn du im Jahr 2020 alle Daten zu Aufträgen gesammelt und übersichtlich einsehen könntest? Ganz ohne dir die Einmessung von Gas, Strom und Wasser einzeln von unterschiedlichen Monteuren zusammensuchen zu müssen? Wir haben da eine revolutionäre Idee: eine Plattform (nennen wir sie „Vaira Office“), in die du dich einloggst. Hier hast du dann eine Übersicht aller aktuell offenen, vergangenen und vorbereiteten Aufträge. Jeder Auftrag beinhaltet alle Informationen, die zu diesem Auftrag gehören – sogar Informationen unterschiedlicher Baudienstleister, die voneinander nur das sehen können, was du ihnen erlaubst. Wäre das nicht genial?

Screenshot der Auftrags-Übersicht im Vaira Office. Zeigt unterschiedliche Auftraäge mit allen notwendigen Rahmendaten wie Auftragsnummer, Adresse, Deadline, Sachbearbeiter und Vertragsfirma.

Medienbrüche vermeiden – Fehler vermeiden

Fehler passieren. Das ist natürlich. Umso mehr Menschen an unterschiedlichen Prozessschritten beteiligt sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es auf dem Weg der Bearbeitung zu Fehlern kommt. Eine zentrale Fehlerquelle in der Dokumentation von Hausanschlüssen stellen die ständigen Übertragungen von einem Medium ins andere dar. Skizze und Daten handschriftlich auf Papier vom Monteur – Reinzeichnung auf Papier – Übertragung der Daten in ein digitales System – Übermittlung – Ausdrucken der Daten – Übertragung in GIS-Systeme… So oder so ähnlich wird vermutlich auch dein Prozess derzeit aussehen. Jede Übertragung birgt dabei die Gefahr von Zahlendrehern, vergessenen Werten, Unleserlichkeiten und vielem mehr. Mit Vaira sind alle Daten von Beginn bis Ende vollständig digital und werden automatisch mit allen Prozessbeteiligten synchronisiert. Damit umgehen wir alle potenziellen Übertragungsfehler komplett.

Screenshot der digitalen Einmessung inklusive orthogonaler Bemaßung.

Das Warten hat ein Ende

Manche Baustellen-Dokumentationen sind sehr reisefreudig. Da vergehen schon mal ein paar Wochen, bis die Dokumentation ihren Weg vom Monteurs-Bulli auf deinen Schreibtisch findet. Das ist nicht nur für den Abschluss des Auftrags ärgerlich, sondern auch problematisch, sollte es doch noch Rückfragen geben – denn meist ist der Graben am gleichen Tag schon wieder geschlossen. Vaira synchronisiert alle Auftragsdaten in Echtzeit zwischen allen Beteiligten. Bei bestehender Internetverbindung kannst du den Abschluss jeder einzelnen Aufgabe live an deinem Bürorechner mitverfolgen. Bei Abschluss eines Auftrags wirst du direkt benachrichtigt und kannst sofort mit der Überprüfung der Daten beginnen und eventuelle Rückfragen klären.

Screenshot einer Benachrichtigung, sobald eine Änderung an beobachteten Aufträgen vorgenommen wird.

Die komplette Kontrolle über Formulare

Du bist skeptisch, ob deine bisher genutzten Papierformulare digital nachgebildet werden können? Die Skepsis können wir dir nehmen! Alle Informationen, die du bisher in deinen Formularen abfragst, kannst du auch problemlos in Vaira Office hinterlegen. Und richtig gelesen: du selbst. Das Vaira Office ist so entwickelt, dass du deine Formulare über einfaches Zusammenziehen von Aufgaben in unserer Formular-Engine zusammenstellen und dann als Favoriten abspeichern kannst. Du musst also nicht kostspielig Änderungen bei uns anfragen, sondern kannst flexibel deine eigenen Formulare entwerfen.

GIF, das das Prinzip von Drag-and-Drop zeigt. Als Beispiel wird ein Formular über eine simple Kachel in einen Auftrag gezogen.

Digitale Formulare als Alltags-Helfer

Eine einfache Umwandlung analoger in digitale Formulare ist aber noch nicht das Ende unserer Möglichkeiten. Auf einem Papierformular hast du keine Möglichkeit, irgendeinen Einfluss auf das Ausfüllen zu nehmen. Mit Vaira kannst du Feldern aber klare Regeln mit auf den Weg geben. Neben definierbaren Wahrheitsbereichen und Plausibilitätschecks kannst du Felder auch als Pflichtfelder auszeichnen. Damit kann der Monteur während der Eingabe nicht versehentlich Felder überspringen oder eine Telefonnummer in ein E-Mail-Feld eintragen. Er kann den Auftrag erst abschließen, wenn alle Pflichtfelder Inhalt haben und alle Felder plausibel ausgefüllt sind. Damit kannst du bestmöglich steuern, dass dich keine halben oder fehlerhaften Dokumentationen mehr erreichen.

Screenhsot der Felderbearbeitung in Formularen. Es ist zu sehen, dass es unterschiedliche Feldtypen wie Textfelder, Nummernfelder und Datumsfelder gibt. Auch wird der Nutzer von Pflichtfeldern darauf hingewiesen, dass Eingaben fehlen,

No-Code als Leitmotiv

Viele Managementsysteme haben das Problem, dass sie die inhaltliche Komplexität von digitalisierten Prozessen an die Nutzer weiterreichen. Du sitzt dann vor einer Anwendung mit unzähligen Buttons, weißt mit der Hälfte nichts anzufangen und um Inhalte anzupassen, musst du häufig in der IT anrufen, die auch nicht immer allen Wünschen nachkommen kann. Schlimmstenfalls musst du also sogar beim Entwickler anrufen und dir kostspielig Individualisierungen für deine Anwendung andrehen lassen. Mit Vaira Office bieten wir dir eine Anwendung, die intuitiv nutzbar und auch durch dich selbst konfigurierbar ist. Ganz ohne Informatik-Wissen nach dem no-code-Prinzip.

Screenshot des inneren eines Formulars. Man sieht, dass es keinen Code in dem Formular gibt, sondern alle Eingaben in simplen Eingabefeldern und Checkboxen vorgenommen werden.

Selbstgestaltete Automatisierung deiner Prozesse

Um deine Prozesse bestmöglich abzubilden, geben wir dir ein mächtiges Workflow-Tool mit an die Hand. Du kannst entscheiden, welcher Schritt auf welchen zu folgen hat und welche Events automatisch getriggert werden sollen. Du möchtest eine automatische E-Mail und eine SMS versenden, sobald der Monteur die Vermessung vorgenommen hat, aber nur, wenn der Graben auch wieder geschlossen ist und das Billing auch vorgenommen? Kein Problem. Mit wenigen Klicks lassen sich auch komplexe Prozessketten simpel abbilden und (teil-)automatisieren.

Screenshot eines Auszugs der Workflow-Engine. Man sieht einen Prozessschritt, auf den zwei unterschiedliche weitere Prozesschritte folgen. Jedem Prozessschritt sind unterschiedliche Aufgaben zugewiesen, die wie die Tasks in Aufträgen unterschiedliche Farben haben.

Keine langwierige Einrichtung – überall erreichbar

Das Vaira Office läuft vollständig als Web-Anwendung. Das heißt für dich: du musst kein Programm installieren, um das Vaira Office nutzen zu können. Du besuchst einfach die Internetseite über einen aktuellen Browser deiner Wahl, loggst dich ein und kannst direkt durchstarten. Dieser Lösungsweg über moderne Cloud-Technologie ermöglicht außerdem, dass du das Vaira Office von überall aufrufen kannst. Ob im Büro, zuhause am PC oder auch mit dem Smartphone unterwegs – dein Vaira Office steht dir immer komplett zur Verfügung.

Screenshot der Login-Seite des Vaira Office.

Einfache Nutzerverwaltung über Berechtigungen

Nicht alle am Prozess beteiligten Menschen müssen auch Zugriff auf alle Daten haben. Über unser Rollen-System kannst du unterschiedlichen Nutzertypen unterschiedliche Berechtigungen für das Lesen, Schreiben und Bearbeiten geben. Damit kannst du sicherstellen, dass deine Daten stets nur von Berechtigten gesehen und bearbeitet werden können und gleichzeitig, dass du nur die wirklich relevanten Informationen an andere weitergibst, ohne sie mit Daten- und Formularbergen zu überfordern.

Screenshot der Nutzer- und Rollenverwaltung im Vaira Office.

Flexible Einpassung in deine Prozesskette

Du hast bereits ein CRM, von dem du dich nicht trennen möchtest? Du nutzt eine eigene Prozess-Engine, die deine Prozesse abbildet? Du hast eine Billing-Software, der du schon ewig vertraust und die nicht abgelöst werden soll? Alles kein Problem. Vaira Office ist zwar als komplettes Ökosystem konzipiert, das all deine Anforderungen abbilden kann, aber wir verstehen deine Wünsche. Deshalb halten wir Vaira an allen zentralen Punkten über eine Restful API offen für andere Anwendungen. Du kannst Datentransfers also über Schnittstellen einfach aus anderen Systemen einspielen oder sie in diese zurückgeben – wie zum Beispiel direkt in dein GIS. Damit passt sich Vaira wie ein Puzzleteil in deinen Prozess ein, statt dir nur ein komplettes Puzzle als Gesamtlösung anzubieten.

Schaubild, in dem das Vaira Plattform-Logo in der Mitte steht. Ringsherum sind andere Systeme wie ERP, SAP, GIS, DMS und Drittparteien-Anwedungen aufgereiht, die alle durch Linien mit dem Vaira-Logo verbunden sind.

Darf's noch etwas mehr sein?

Das war nur ein Teil der kompletten Vaira-Erfahrung. Die beste Bürosoftware bringt nur wenig, wenn sie nicht interaktiv mit allen Prozessbeteiligten funktioniert. Hierzu gestalten wir Vaira als Plattform zum Datenaustausch und zur Kommunikation zwischen dir, den Kunden und all deinen Baudienstleistern und/oder Kolonnen. Letztere werrden dazu mit der Vaira-App ausgestattet, über die sie alle anfallenden Aufgaben kinderleicht und qualitativ hochwertig erledigen können. Mehr dazu findest du auf den entsprechenden Seiten.

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