Digitales Auftragsmanagement

Alle Aufträge immer im Blick behalten

Digitales Auftragsmanagement –
worum geht es?

Ungeplante Prozessänderungen durch Personalausfälle, Terminverschiebungen oder Unklarheiten auf der Baustelle sorgen für organisatorische Probleme. Nicht selten findet Kommunikation über private Messenger statt. Wenn aktuelle Informationen fehlen, sind außerdem flexible Planungen und Umsteuerungsmaßnahmen nur schwer umzusetzen. Darunter leiden nicht nur die Nerven der Beteiligten, sondern auch die Qualität von Baudokumentationen sowie der Geldbeutel von Kunden und Unternehmen. Durch Vairas digitales Auftragsmanagement werden all diese Probleme behoben und die Qualität und Effizienz massiv gesteigert. 

Ortsunabhängige Kommunikationsmöglichkeiten zwischen allen Beteiligten, Echtzeit-Priorisierungen von Aufgaben und vordefinierte Plausibilitätschecks sind nur einige Aspekte, die die Augen von Planern, Bauarbeitern und Kunden strahlen lassen. Mit Vaira gelingt auch dir die digitale Transformation.

Digitales Auftragmanagement im Überblick

Genug gelesen? Wir können dir Vaira auch einfach vorführen!

Digitales Auftragsmanagement – wer ist involviert?

Versorger

Spielen eine große Rolle beim Auftragsmanagement, da sie Subunternehmen beauftragen, Bauaufträge durchzuführen. In der Regel werden Baufirmen beauftragt, komplette Baumaßnahmen oder Teilschritte eines Auftrags durchzuführen. Versorger sind somit auf ein optimales Auftragsmanagement angewiesen.

Bauunternehmen

Werden von Versorgungsunternehmen oder Privatpersonen beauftragt, Bauaufträge durchzuführen. Bauunternehmen profitieren von einem gut aufgestellten Auftragsmanagement, da sie immens viele Bauvorhaben mit begrenzten Ressourcen und Personalkapazitäten umsetzen müssen.

Berater

Stehen anderen Unternehmen häufig bei prozessualen Umstellungen und Neuerungen zur Seite. Gerade bei der digitalen Transformation, zu der auch das digitale Auftragsmanagement gehört, werden ihre Dienste häufig und gerne in Anspruch genommen.

Digitales Auftragsmanagement –
Vaira nimmt dir überflüssige Arbeit ab

Dein Prozess als Basis für das digitale Auftragsmanagement

Mit der Vaira Workflow-Engine kannst du deine Prozesse digital abbilden. Sie dienen dir als Grundstruktur. Aus einem Workflow kannst du beliebig viele Vorgänge erstellen, die dann automatisiert ihren Weg über definierte Schritte, Akteure und Benachrichtigungen gehen. Die Workflows lassen sich dynamisch anpassen. Daten werden in Echtzeit zwischen allen Beteiligten synchronisiert und notwendige Formulare und Daten stehen auf allen Geräten über das Vaira Office und die Vaira App zur Verfügung.

Deine Vorteile im Überblick

Planung

Der gesamte Bauprozess kann vorgeplant und visualisiert werden.

Prozess-Design

Dank unserer dynamischen Software kannst du jede Routine und jede Aufgabe individuell gestalten.

Wiederholbarkeit

Du musst digitale Unterlagen nur einmal erstellen. Die Disposition wird so leicht wie noch nie.

Digitale Formulare

Durch digitale Formulare werden Durchführung und Dokumentation von Bauprozessen vereinfacht.

Wissen über Prozesse

Du hast immer einen Überblick über deine gesamten Bauprozesse und die einzelnen Aufgaben.

Individualisierung

Der gesamte Bauprozess kann vorgeplant und visualisiert werden.
Mehr dazu findest du auf unserer Infoseite zur digitalen Prozessabbildung.

Disposition der Bauakte mit nur wenigen Klicks

Egal, ob es um einzelne Aufträge, Personal oder anstehende Aufgaben geht: mit Vairas digitaler Disposition erreichst du maximale Flexibilität und Effizienz. Auf Basis deines Prozesses werden einzelne Mitarbeiter beauftragt und automatisch zu Aufgaben zugewiesen. Durch die individuelle Prozessansicht und die Datenübertragung in Echtzeit kannst du auch beim Ausfallen eines Mitarbeiters einfach umdisponieren. Spontane Umplanungen waren nie einfacher.

Deine Vorteile im Überblick

1-Klick-Disposition

Vaira ermöglicht dir das Erstellen von Prozessen, die vollautomatisch ablaufen.

Daten statt Gekritzel

Die Bauakte bleibt durchgängig digital. Du sparst dir fehleranfällige und zeitaufwändige Übertragungsarbeiten.

Keine Wartezeiten

Daten stehen allen Beteiligten zur Verfügung. Diese werden über Änderungen automatisch benachrichtigt.

Umsteuerung

Ein Mitarbeiter fällt aus oder eine Priorität ändert sich? Mit einem Klick kannst du Änderungen an deinen Vorgängen vornehmen.

Mehr dazu findest du auf unserer Infoseite zur digitalen Bauakte.

Fortführung und Qualitätsprüfung

Nach Bauabschluss muss jedes Bauvorhaben durch verschiedene Prüfer und Qualitätssicherer abgenommen werden. Dazu müssen viele Dokumente gesichtet werden. Mit Vaira liegen Datensätze der gesamten digitalen Bauakte auf der Prozessplattform bereit und können geprüft werden. Das Einreichen von Zetteln, Nachliefern von Daten und Klären von Verantwortlichkeiten entfällt so komplett. Eine enorme Arbeitserleichterung!

Deine Vorteile im Überblick

Eindeutige Datensätze

Digitale Daten sind eindeutig lesbar – anders als so manche Handschrift, was oft zu Fehlern führt.

Frei von Medienbrüchen

Jede menschliche Einwirkung kann zu Fehlern führen. Über Schnittstellen läuft der Datenaustausch automatisch.

Ortsunabhängigkeit

Im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs: die Qualitätskontrolle kann immer und überall stattfinden.
Digitale Prozessabbildung – Bauklötze symbolisieren aufeinanderfolgende Schritte

Verknüpfen und vorbereiten

Beim digitalen Auftragsmanagement kannst du Baudokumentationen clever kombinieren, um dir die Arbeit zu erleichtern. Verbinde zusammengehörige Vorgänge und lasse Dokumentationsfelder untereinander synchronisieren, ohne, dass Nutzer noch Eingaben tätigen müssen. Du kannst außerdem ganze Bauteillisten in Vaira einpflegen, damit Nutzer auf der Baustelle nur noch auswählen und ein paar zusätzliche Daten eingeben oder per QR- oder Barcode-Scanner einscannen müssen.

Deine Vorteile im Überblick

Sinnvolle Verknüpfungen

Verknüpfe Daten in deinem Prozess so, dass Vaira das Ausfüllen gleicher Felder automatisiert übernimmt.

Verzeichnisse entlasten

Angelegte Verzeichnisse nehmen dir und allen anderen Akteuren redundante Arbeiten ab und beschleunigen die Arbeit.

Kommunikationsbarrieren vermeiden

Der automatisierte Datenaustausch hilft dir genauso wie Vairas Chatfunktion bei einer abteilungs- und unternehmensübergreifenden und ortsunabhängigen Kommunikation. Unklarheiten führen seltener zu Fehlern, da die Hemmschwelle zur Kommunikation entfällt. Langsame Reaktionszeiten und daraus resultierende Verzögerungen beim Bau werden umgangen. Besonders hilfreich für die Prüfung: alle Gespräche werden protokolliert – Rücksprachen und Antworten stehen also allen zur Verfügung.

Deine Vorteile im Überblick

Hemmschwellen umgehen

Vielen fällt eine geschriebene Nachricht leichter als ein Anruf. Der Chat sorgt dafür, dass Probleme frühzeitig kommuniziert werden.

Sprachbarrieren abbauen

Geschriebener Text lässt sich leichter als gesprochenes Wort in Übersetzungs-Tools einfügen.

Sichere Kommunikation

Whatsapp adé – jetzt hast du mit dem Vaira-Chat einen beruflichen Chat-Kanal zur Verfügung.

Datensicherheit

Der Chat über Vaira hält deine Kommunikation in deinem gesicherten System.

Protokollierung

Auch schnelle Absprachen werden dauerhaft nachvollziehbar.

Zeitliche Flexibilität

Statt Warteschleifen oder Rückruf-Wunsch: im Chat schilderst du dein Anliegen und erhältst eine Benachrichtigung bei einer Antwort.

Mit Vaira kommunizieren

Auch in der Kommunikation mit uns wirst du auf keine Barrieren stoßen. Wir stellen dir und deinem Team gerne vor, was Vaira alles kann. In unserem Kalender kannst du dir einfach einen Termin heraussuchen, der dir passt. Virtuell bekommst du dann von unserem Vertriebsteam einen Überblick. Natürlich komplett unverbindlich und kostenlos!

Digitales Auftragsmanagement vereinfacht das Reporting

Du möchtest am Ende des Tages keine manuellen Berichte über die Fortschritte von Aufträgen zusammentragen? Vaira hilft dir! Fortschritte siehst du generell live in deiner Vorgangsliste im Vaira Office. Falls du die Daten in einem Tabellenprogramm nutzen oder versenden möchtest, haben wir dir hierzu auch CSV-Exports implementiert. Umfang und Art der Reporting-Informationen sind dabei komplett dir überlassen.

Deine Vorteile im Überblick

Echtzeit-Aktualität

Vaira trägt die Fortschritte in Echtzeit zusammen: ohne Liegezeiten liegen Dokumentationen direkt vor.

Nur wenige Klicks

Ohne Telefonate, Mails und Aktenordner: Vaira trägt automatisch alle Fortschritte zusammen.

Dateifrei

Weise Rollen für Controller hinzu. Diese können sich Fortschritte im Vaira Office ansehen – ganz ohne Export.

CSV-Export

Du hängst an deinen Tabellen? Vaira exportiert auch CSV-Datensätze für alle Tabellenprogramme.

Planungssicherheit

Echtzeit-Fortschrittsberichte ermöglichen flexible und hochwertige Prognosen für deine Planungen.

Management 2.0

Dein optimierter Überblick ermöglicht ein verbessertes Management ohne Mehraufwand.

Digitales Auftragsmanagement bedeutet auch: mehr Datensicherheit

Der Verlust von Blättern aus der Bauakte oder auf dem Postweg ist ausgeschlossen. Stattdessen werden alle Daten verschlüsselt, direkt synchronisiert und und mehrfach gespiegelt. Auch ein verlorenes Smartphone ist weiter durch PINs und Accountdaten gesichert – anders als eine verlorene Bauakte.

Deine Vorteile im Überblick

Abgesicherte Daten

Durch die Echtzeit-Synchronisierung sind Daten unabhängig vom Gerät gesichert.

PINs und Passwörter

Auf den Geräten sind alle Daten durch Geräte-PINs und Account-Passwörter gesichert – mehr als bei jeder Papierbauakte.

Datenreinheit

Nur berechtigte Personen können Änderungen an Daten vornehmen. Diese Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert.
Digitales Auftragsmanagement mit Vaira – durch Rollen, Backups und Verschlüsselungen optimal sichere digitale Dokumentationsdaten.
Ein Laptop, auf dem die digitale Prozessabbildung im Vaira Office zu sehen ist.

Baudokumentation in Echtzeit

Warte nicht mehr auf die Ergebnisse der Vor-Ort-Arbeiten. Mit Vaira gibt es keine Liegezeiten mehr. Daten werden bei bestehender Internetverbindung automatisch synchronisiert und können zur Weiterarbeit von allen Prozessbeteiligten genutzt werden. So gelangst du schneller zur Abrechnung von Aufträgen und bist direkt auskunftsfähig über deine Netzstrukturen.

Deine Vorteile im Überblick

Paralleles Arbeiten

Egal wo, egal wann: die Datensätze der Dokumentation stehen allen Beteiligten zum Arbeiten zur Verfügung.

Schneller reagieren

Rückfragen oder Änderungswünsche zu einem laufenden Vorgang? Reagiere schnell und unkompliziert.

Digitales Auftragsmanagement bringt Qualität, mehr Zeit für das Wesentliche und spart Kosten

Verwalte alle deine Aufträge mit Vaira. Vom einfachen Hausanschluss bis zum großen Bauprojekt, in jeder Bauphase digital und übersichtlich. Spare dir so sich wiederholende Arbeitsschritte und sorge für einen Qualitätssprung bei den erzeugten Daten. Nutze die Vorzüge Vairas, um das gesamte Auftragsmanagement zu digitalisieren und behalte so zu jeder Zeit den Überblick.

Vereinfachte Auftragsplanung, lückenlose Daten und das Durchbrechen von Kommunikationsbarrieren sorgen für Effizienz, Übersichtlichkeit und Kostenersparnisse. Aufträge werden durch die Digitalisierung mit Vaira dynamisiert und individualisiert. Mehrfachplanungen von wiederkehrenden Aufträgen sind nicht mehr notwendig.

Manage deine Aufträge zeitgemäß und digital und hebe deine Organisationsstrukturen mit Vaira auf ein neues Level.