Digitale Bauakte

Unvollständige Dokumente und Kaffeeflecken adé:
rechtssichere Planung und Dokumentation mit Vaira

Digitale Bauakte – worum geht es?

Die Bauakte bildet seit jeher die Grundlage, auf der eine Bauausführung jederzeit nachvollzogen werden kann. Egal ob großes Bauprojekt oder kleiner Hausanschluss – die Bauakte gehört mit dazu. Im Alltag sorgt dessen Erstellung, klassisch mit Klemmbrett, Zettel und Stift, jedoch oft für Probleme und Frust. Zusätzlicher Aufwand nach Feierabend, langwierige Prozesse und ungenaue Daten sind vielen Unternehmen nicht unbekannt. Die digitale Ausführung ist die Lösung für all diese Probleme.

Unsere Technologie sorgt dafür, dass aufwendige Planungs- und Steuerungsprozesse durch Digitalisierung wesentlich schneller, effizienter und transparenter bewältigt werden können. Dies resultiert in neuen Arbeitsabläufen, die allen Prozessbeteiligten zu Gute kommen.

Die digitale Bauakte ist eine vollumfängliche Lösung zur automatisierten Dokumentation von Bauprozessen jeglicher Art. Die generierten Daten sind präziser und vollständiger denn je, die Übertragung auf die Prozessplattform geschieht in Echtzeit und die Handhabung ist intuitiv und einfach. Durch die Digitalisierung von Arbeitsschritten vor Ort sowie im Büro werden Nerven und Ressourcen eingespart und Prozesse nachhaltig optimiert.

Alle Daten immer parat: moderne Baudokumentation ist
digital, nutzerfreundlich und hochwertig.

Alle Daten immer parat: moderne Baudokumentation ist digital, nutzerfreundlich und hochwertig.

Wer ist beim Hausanschluss potenziell involviert?

Versorger

Benötigen eine ordentlich geführte Bauakte, um stets aussagefähig über ihre Verteilnetze zu sein. Die erhobenen Daten helfen bei der Nachvollziehbarkeit von Arbeiten und die Lagedokumentation für ein Wiederauffinden von Leitungen.​

Bauunternehmen

Sind betraut damit, alle Arbeiten in dafür vorgesehenen Formularen festzuhalten. Die Erfassung von Sachdaten, Materiallisten und Leistungsverzeichnisse gehören ebenso dazu, wie das Dokumentieren der Lage von Kabeln, Rohren und anderen Leitungen.

Dokumentations-Dienstleister

Werden je nach Vorgangsstruktur zum Teil mit in den Prozess geholt, um die Bauunternehmen zu entlasten oder die Dokumentation seitens des Versorgers zu übernehmen. Zu ihren Aufgaben gehören die Prozessdokumentation, die Qualitätssicherung, Auditierungen und Datenerhebungsleistungen.

Berater

Die digitale Transformation der Baudokumentation für Versorger, Bauunternehmen und Stadtwerke gehört zu den wichtigsten Optimierungsmöglichkeiten. Viele Beraterinnen und Berater für die Branche haben sich darauf spezialisiert, bei der Digitalisierung von Dokumentationen zu helfen.

Digitale Bauakte – wer ist involviert?

Versorger

Benötigen eine ordentlich geführte Bauakte, um stets aussagefähig über ihre Verteilnetze zu sein. Die erhobenen Daten helfen bei der Nachvollziehbarkeit von Arbeiten und die Lagedokumentation für ein Wiederauffinden von Leitungen.

Bauunternehmen

Sind betraut damit, alle Arbeiten in dafür vorgesehenen Formularen festzuhalten. Die Erfassung von Sachdaten, Materiallisten und Leistungsverzeichnisse gehören ebenso dazu, wie das Dokumentieren der Lage von Kabeln, Rohren und anderen Leitungen.

Dokumentations-Dienstleister

Werden je nach Vorgangsstruktur zum Teil mit in den Prozess geholt, um die Bauunternehmen zu entlasten oder die Dokumentation seitens des Versorgers zu übernehmen. Zu ihren Aufgaben gehören die Prozessdokumentation, die Qualitätssicherung, Auditierungen und Datenerhebungsleistungen.

Berater

Die digitale Transformation der Baudokumentation für Versorger, Bauunternehmen und Stadtwerke gehört zu den wichtigsten Optimierungsmöglichkeiten. Viele Beraterinnen und Berater für die Branche haben sich darauf spezialisiert, bei der Digitalisierung von Dokumentationen zu helfen.

Die digitale Bauakte mit Vaira

Die Anwendung der digitalen Bauakte lässt sich grob in 5 Schritten zusammenfassen.  In unserer Betrachtung starten wir mit Planung und Vorbereitung und gehen bis zur Fortführung. Falls du dich für den gesamten Prozessablauf interessierst, könnte dich unsere Seite zum digitalen Hausanschluss interessieren.

Vaira ermöglicht es dir, alle Formulare digital abzubilden. Bilde deine Bauakte in einem Workflow ab und verteile sie dann automatisch an alle, die mit ihnen arbeiten. Auch Vermessungen lassen sich mit Vaira per Smartphone vornehmen. Alle Daten stehen allen Akteuren in Echtzeit zur Verfügung – ganz ohne Liegezeiten, Übergaben oder nachträgliches Abtippen in Systeme!

Im Büro und auf der Baustelle:
mit Vaira hast du deine digitale Bauakte immer parat

Die Bauakte – damals analog, heute digital

1

Planung und Vorbereitung

Veraltet analog

Sämtliche Papierdokumente der Bauakte werden, auf den jeweiligen Auftrag abgestimmt, vom Versorger vorbereitet und ausgedruckt. Sachbearbeiter und Planer stellen Listen, Verzeichnisse und Formulare zur Material-, Leistungs- und Zeiterfassung, Prüfung, Vermessung, und weitere für jeden Auftrag individuell zusammen.

Modern digital

Sachbearbeiter und Planer stellen einmalig alle benötigten Dokumentationspapiere digital zusammen. Aus dieser Routine lassen sich alle zukünftigen Aufträge automatisiert mit nur einem Klick erstellen. Benötigte individualisierte Auftragsdaten können bequem über die Webanwendung eingegeben werden.

Involvierte

Notwendige Arbeiten

Nützliche Vaira-Features

2

Disposition

Veraltet analog

Die Auftragsdaten werden vom Büro des Versorgers zum Bauunternehmen geschickt. Dort wird aus Plänen herausgesucht, welche Kolonne Kapazitäten hat. Diese Kolonne wird anschließend mit den notwendigen Dokumentationspapieren ausgestattet.

Modern digital

Die Disposition vom Versorger zum Bauunternehmen und von diesem an seine Kolonnen geschieht per Workflow automatisch. Die digitale Bauakte wird dabei allen Beteiligten im Büro und auf der Baustelle per App zur Verfügung gestellt.

Involvierte

Notwendige Arbeiten

Nützliche Vaira-Features

Papierlos, ortsungebunden und in Echtzeit aktualisiert: die digitale Bauakte ist überall erreichbar und sorgt für Ordnung auf dem Schreibtisch.

Auch Daten von Hausherren wie Umgebungsfotos können allen Beteiligten über Vaira zur Verfügung gestellt werden.

3

Sachdaten-Dokumentation auf der Baustelle

Veraltet analog

Die in der Planung vorbereiteten Formulare, Verzeichnisse und Listen werden von den Bauarbeitern vor Ort manuell ausgefüllt. Dies geschieht in der Regel im Bauwagen oder direkt auf der Baustelle mit Zettel und Stift. Dazu zählen die Protokollierung von Zeit- und Personalaufkommen, das Ausfüllen von Leistungs- und Materiallisten zur Dokumentation der erbrachten Leistungen und entstandenen Kosten und mehr.

Modern digital

Die Disposition geschieht nach einmaliger Konfiguration im Workflow automatisch. Die digitale Bauakte wird allen Beteiligten im Büro und auf der Baustelle per App zur Verfügung gestellt. Sie ist am PC und per App ausfüllbar. Die Daten werden bereits bei der Eingabe auf ihre Korrektheit und Vollständigkeit hin geprüft, um die Datenqualität drastisch zu steigern.

Involvierte

Notwendige Arbeiten

Nützliche Vaira-Features

Über einzelne Schritte hinaus

Vaira bietet auch über die einzelnen Prozessschritte hinaus zahlreiche Funktionen, die dir über den ganzen Vorgang hinweg helfen.

Allgemeine Anforderungen

Übergreifende Vaira-Features

4

Vermessung und Bauteildokumentation
auf der Baustelle

Veraltet analog

Versorger oder Bauunternehmen holen Vermesser hinzu oder sie geben Dokumentationsaufgaben an die Monteure auf der Baustelle weiter. Vermesser sind teuer, Monteure nutzen üblicherweise das Bandmaß statt des genauen Tachymeters. Die Messwerte werden händisch in Skizzen zusammengetragen und erst später reingezeichnet.

Modern digital

Mit Vaira kannst du per Augmented Reality einfache vermessungstechnische Arbeiten vornehmen oder über optionale Hardware auch Langstrecken per GNSS Echtzeit-Positionierungs-Service (HEPS) vermessen – beides mit nur wenigen Klicks des Monteurs am Smartphone. Du erhältst u.a. eine digitale Aufnahmeskizze, einen 3D-Koordinaten-Datensatz und Beweisfotos zu jedem Punkt.

Involvierte

Notwendige Arbeiten

Nützliche Vaira-Features

5

Fortführung

Veraltet analog

 Papierformulare, -verzeichnisse und -listen müssen zusammengeführt werden. Die Verwaltung überträgt diese im Anschluss händisch in die eigenen Systeme und prüft sie auf ihre Vollständigkeit hin. Fehlen Informationen, müssen sie nachgefordert werden. Dokumente werden aus juristischen Gründen der Nachweisbarkeit und für Folgearbeiten dauerhaft archiviert.

Modern digital

Durch den geschlossenen Kreislauf der digitalen Bauakte mit Vaira stehen alle Dokumente nach Abschluss des Bauvorhabens ohne weitere Transferleistungen sofort zur Verfügung. Die digitale Bauakte kann zur Nachweisbarkeit und für Folgeprozesse archiviert und jederzeit erneut herangezogen werden. Die Datensätze können vollautomatisch in andere Systeme übergeben werden.

Involvierte

Notwendige Arbeiten

Nützliche Vaira-Features

Die digitale Bauakte vereinfacht die Arbeit aller Beteiligten enorm

Die digitale Transformation der Bauakte ist nicht umsonst ein gefragtes Feature bei Versorgern und Bauunternehmen gleichermaßen. Arbeitsabläufe werden verschlankt, beschleunigt und Dokumentationen hochwertiger. Das wirkt sich positiv auf die Arbeitsmotivation aller Beteiligten aus, schafft eine wertschätzende Arbeitsumgebung und spart nebenbei auch noch eine Menge Geld.

Nimm jetzt Kontakt zu unserem Vertriebsteam auf, um Vaira in Aktion zu erleben oder direkt mit der Nutzung zu starten!