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Wir freuen uns, dass du dich bei Vaira bewerben möchtest.

Vaira setzt sich für den Schutz deiner Datenschutzrechte ein. Im folgenden möchten wir dich darüber informieren, wie wir personenbezogene Daten erheben, verwenden und weitergeben, die wir über dich während des Bewerbungsprozesses sammeln. Gemäß der Datenschutzgesetzgebung ist Vaira UG (haftungsbeschränkt) („wir“, „uns“, „unser“ und „Vaira“) für die Datenverarbeitung verantwortlich. Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir deine personenbezogenen Daten speichern und verwenden. Dieser Hinweis gilt für alle Bewerber oder Kandidaten (einschließlich derer, die im Bewerbungsverfahren nicht erfolgreich sind) und Dritte, die uns ihre Daten im Zusammenhang mit einer Bewerbung zur Verfügung stellen, unabhängig davon, ob diese direkt oder indirekt über Vaira erfolgt. Wenn du Fragen dazu hast, wie wir deine personenbezogenen Daten verwenden, kannst du uns unter den unten angegebenen Kontaktdaten erreichen. Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass wir diese Richtlinie ändern.

Der Schutz deiner Daten

Welche personenbezogenen Daten erfassen wir?

Wenn du dich um eine Stelle bei Vaira bewirbst, erheben wir Informationen von dir, die wir zum Teil benötigen, um deine Bewerbung zu bearbeiten, zum Teil aber auch nur optional von dir angegeben werden können:
      • Name
      • Telefonnummer
      • E-Mail Adresse
      • Wohnanschrift
      • Geburtsdatum
      • Lebenslauf (einschließlich Ausbildung und beruflicher Werdegang)
      • Referenzen
      • Aufenthaltstitel, Ausweisdokumente wie Reisepass oder Personalausweis
      • Nationalität (optional)
      • Geschlecht (optional)
      • Einschränkungen/Behindertenstatus (optional)
      • Fragen, die Vaira dabei helfen können, dein Recht auf Arbeit in Deutschland festzustellen, wie du von der Stelle erfahren hast, relevante Vorstrafen und etwaige Wettbewerbsverbote oder Abwerbeverbote, die für dich gelten.
Informationen, die lediglich „optional“ sind und von dir freiwillig zur Verfügung gestellt werden, werden im Einstellungsverfahren nicht berücksichtigt, sondern aufgezeichnet und in einer vertraulichen Datei gespeichert.

Versäumnis, Informationen zu liefern

Wenn du uns nicht die Informationen zur Verfügung stellst, die wir benötigen, um deine Bewerbung zu prüfen, können wir deine Bewerbung nicht erfolgreich bearbeiten. Wenn wir z. B. eine Bonitätsprüfung oder Referenzen für diese Stelle benötigen und du uns die entsprechenden Angaben nicht zur Verfügung stellst, können wir deine Bewerbung im Auswahlverfahren nicht weiter berücksichtigen.

Wie verwenden wir deine personenbezogenen Daten?

Die Informationen, die du uns im Rahmen deiner Bewerbung zur Verfügung stellst, einschließlich der Informationen aus Vorstellungsgesprächen, Vorauswahlverfahren und Referenzen, werden auf unseren Computern, in Systemen oder manuell in unseren Dateien gespeichert. Die Informationen werden verwendet, um deine Bewerbung zu bearbeiten und, falls deine Bewerbung erfolgreich ist, damit Vaira dir ein Angebot machen kann. Wir werden dir die Ergebnisse deiner Bewerbung an die E-Mail-Adresse senden, die du im Rahmen deiner Bewerbung angegeben hast. Wenn deine Bewerbung erfolgreich ist, werden die Informationen zur Verwaltung deiner Personalakte bei Vaira verwendet und unterliegen unseren Datenschutzbestimmungen für Mitarbeitende. Wir können deine Informationen und deine Bewerbung auch verwenden, um dich für andere Stellen bei Vaira in Betracht zu ziehen, für die du möglicherweise ebenfalls qualifiziert bist, und bewahren deine Informationen wie im Abschnitt „Wie lange bewahren wir deine personenbezogenen Daten auf“ beschrieben auf.

Auf welcher Grundlage verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten?

Das Datenschutzrecht besagt, dass wir deine Daten nur aus bestimmten Gründen und auf der Grundlage einer Rechtsgrundlage verwenden dürfen. Je nach Art der Verarbeitung können wir mehr als eine Rechtsgrundlage verwenden.
      • Berechtigtes Interesse von Vaira. Wir können deine personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben (z. B. um deine Bewerbung voranzubringen).
      • Berechtigtes Interesse von Dritten. Dies kann ebenfalls die Grundlage für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten sein, z.B. zur Betrugsbekämpfung oder für Personalvermittlungsagenturen, mit denen wir zusammenarbeiten.
      • Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung kann in einigen Fällen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sein, der Vaira unter anderem durch die Datenschutzgesetzgebung unterliegt.
      • Zustimmung des Bewerbenden. Wenn wir jedoch deine Zustimmung zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten benötigen, teilen wir dir mit, welche Informationen wir aus welchem Grund benötigen, damit du dir überlegen kannst, ob du deine Zustimmung dazu geben möchtest. Dabei ist ausdrücklich zu erwähnen, dass deine Zustimmung keine Bedingung für das Zustandekommen des Arbeitsvertrags mit uns ist. Du kannst die Zustimmung verweigern oder solltest du es dir anders überlegen, zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit widerrufen.

An wen geben wir deine personenbezogenen Daten weiter?

Wir werden deine personenbezogenen Daten an Mitglieder unseres HR-Teams und an die jeweiligen Teamleitenden für die Stelle, auf die du dich bewirbst, weitergeben, um Einstellungsentscheidungen zu treffen. Wir arbeiten mit Dritten zusammen, von denen wir glauben, dass sie in ihrem Bereich die Besten sind. Von Zeit zu Zeit kann es erforderlich sein, dass wir deine personenbezogenen Daten an Dritte oder Beauftragte weitergeben, insbesondere an folgende Personen:
      • Dritte oder Beauftragte von Kunden, die uns bei der Verwaltung, Bearbeitung und dem Management bestimmter Aktivitäten in Bezug auf potenzielle Mitarbeitende unterstützen, einschließlich externer Referenzagenturen (wie z. B. Agenturen zur Überprüfung von Mitarbeitenden) und Dienstleistern für Reise- und Spesenmanagement;
      • Einzelpersonen oder Unternehmen, die von Vaira beauftragt werden, bestimmte Dienstleistungen, Funktionen oder Beratungstätigkeiten auszuführen;
      • Angehörige oder gesetzliche Vertreter von potenziellen Mitarbeitenden;
      • Aufsichtsbehörden, denen gegenüber wir verpflichtet sind, Informationen offenzulegen, einschließlich Gerichte und vom Gericht bestellte Personen;
      • relevante Regierungsabteilungen und -behörden; und
      • andere Dienstleister, die zur Unterstützung von Vaira erforderlich sind.
Wenn wir dies tun, können deine personenbezogenen Daten von uns oder von uns beauftragten Dienstleistern gespeichert werden. Dritte, mit denen wir zusammenarbeiten, werden deine personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen und nur für die Zwecke des Einstellungsverfahrens verarbeiten.

Wo speichern wir deine personenbezogenen Daten?

Deine personenbezogenen Daten werden standardmäßig auf den Servern unseres Bewerbermanagementsystems in der EU gespeichert und kontinuierlich gesichert. Wenn wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unseren Einstellungspraktiken außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, ergreifen wir alle vernünftigerweise erforderlichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie durch angemessene Schutzmaßnahmen geschützt sind. Dazu gehört unter anderem, dass wir uns auf einen von der EU anerkannten rechtlichen Angemessenheitsbeschluss, oder die Anwendung von EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten stützen (siehe ec.europa.eu/justice/dataprotection/internationaltransfers).

Wie schützen wir deine personenbezogenen Daten?

Bei Vaira nehmen wir die Sicherheit deiner Daten sehr ernst und setzen daher technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um deine Daten zu schützen. Wir beschränken den Zugriff auf deine personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeitenden, Vertretende, Auftragnehmende und andere Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen benötigen. Sie werden deine personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wie lange bewahren wir deine personenbezogenen Daten auf?

Wenn deine Bewerbung erfolgreich ist, werden wir deine Einstellungsinformationen in deine Personalakte übernehmen. Es werden nur die Informationen übertragen, die für dein laufendes Arbeitsverhältnis relevant sind. Sobald du bei Vaira angestellt bist, wird der Umgang mit deinen Daten durch die Datenschutzrichtlinie für Mitarbeitende und deinen Vertrag geregelt. Wenn deine Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden wir deine Daten für sechs Monate nach Abschluss des Einstellungsverfahrens aufbewahren. Soweit erforderlich, ist Vaira damit in der Lage, gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, Rechtsansprüche geltend zu machen oder zu verteidigen (vorbehaltlich geltender gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen zur längeren Aufbewahrung solcher Informationen).

Deine Rechte

Du hast die Wahl, wie wir deine personenbezogenen Daten verwenden. Unter bestimmten Umständen hast du das Recht:
      • eine Kopie deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten;
      • die Berichtigung oder Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
      • zu verlangen, dass wir die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einschränken (z.B. während wir dein Anliegen in Bezug auf diese Informationen überprüfen oder untersuchen);
      • der weiteren Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu widersprechen; und
      • deine Einwilligung zu widerrufen.
Wenn du eines dieser Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir über dich gespeichert haben, ausüben möchtest, kontaktiere uns bitte per E-Mail unter: [email protected]

Kontaktiere uns

Bitte informiere uns zuerst unter [email protected], damit wir die Möglichkeit haben, deine Bedenken auszuräumen. Sollte uns dies nicht gelingen, kannst du dich mit deiner Beschwerde an die zuständige landesbeauftragte Aufsichtsbehörde für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen wenden: Als betroffene Person einer Datenverarbeitung deiner personenbezogenen Daten hast du gemäß Art. 13 DSGVO umfangreiche Rechte. Die vollständigen Informationen findest du unter: https://dsgvo-gesetz.de/art-13-dsgvo/ Vielen Dank fürs Lesen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Comic-Astronaut in einer Rakete, der winkt.

Die kleinen Astronauten stammen von @catalyststuff auf freepik.com.